Medy Siivous

 

Professionell hjälp i hemmet / Ammattitaitoista apua kotiin

 

Medy Siivous erbjuder hemstädning, stödtjänster och krävande specialuppdrag i Västra Nyland. / Medy Siivous tarjoaa kotisiivousta, tukipalveluja ja vaativia erityistehtäviä Länsi-Uudellamaalla.

Godkänd socialserviceproducent / Hyväksytty sosiaalipalvelujen tuottaja • Möjlighet till momsfri service / Mahdollisuus arvonlisäverottomiin palveluihin • Hushållsavdrag / Kotitalousvähennys
 

Snabb översikt / Nopea yhteenveto

  • Hemstädning / Kotisiivous
  • Grundlig städning / Perussiivous
  • Tömning av bostäder / Asuntojen tyhjennykset
  • Butiks- och apoteksärenden / Kauppa- ja apteekkiasioinnit
  • Trappor och gårdsarbete / Portaiden ja pihan hoito
  • Golvvaxning och större projekt / Lattioiden vahaus ja suuremmat kohteet

 

Trygg service för vardagen / Turvallista palvelua arkeen

Våra tjänster stöder privatpersoners, seniorers och familjers vardag.

Tjänsterna kan bokas som enstaka uppdrag eller återkommande hjälp. 

Palvelumme tukevat yksityshenkilöitä, ikäihmisten ja perheiden arkea.

Palvelut voidaan sopia kertaluonteisina tai säännöllisinä käynteinä.

Vi utför även uppdrag för offentliga och kommersiella uppdragsgivare.

Suoritamme myös toimeksiantoja julkisille ja kaupallisille asiakkaille.

 

Människonära / Ihmisläheinen

Vi erbjuder vänlig, tydlig och respektfull service i varje uppdrag. / Tarjoamme ystävällistä, selkeää ja kunnioittavaa palvelua jokaisessa työssä.

Flexibla lösningar / Joustavat ratkaisut

Arbetet anpassas efter kundens situation, behov och tidtabell. / Työ mukautetaan asiakkaan tilanteen, tarpeiden ja aikataulun mukaan.

Också specialuppdrag / Myös erityistyöt

Vi utför även mer krävande städningar, sanering och större helheter. / Toteutamme myös vaativampia siivouksia, saneerauksia ja suurempia kokonaisuuksia.

Tjänster / Palvelut

Exempel på tjänster som vi erbjuder. Sisältö voidaan aina sopia asiakkaan tarpeen mukaan.

Hemstädning / Kotisiivous

Normal hemstädning, grundlig städning, allergistädning och krävande städuppdrag. / Tavallinen siivous, perussiivous, allergiasiivous ja vaativat siivoustehtävät.

Stödtjänster / Tukipalvelut

Butiks- och apoteksärenden, promenader, aktiviteter och praktisk hjälp i vardagen. / Kauppa- ja apteekkiasioinnit, ulkoilu, aktiviteetit ja käytännön apu arjessa.

Tömning och organisering / Tyhjennys ja järjestely

Tömning av bostäder, flytthjälp, organisering och iordningsställande. / Asuntojen tyhjennykset, muuttoapu, järjestely ja tilojen kuntoon laittaminen.

Fastighet och gård / Kiinteistö ja piha

Trappstädning, gårdsskötsel, gräsklippning och enklare praktiska arbeten. / Portaiden siivous, pihanhoito, nurmikon leikkuu ja kevyet käytännön työt.

Offentliga lokaler / Julkiset tilat

Städning av skolor, kontor, affärslokaler och andra större utrymmen. / Koulujen, toimistojen, liiketilojen ja muiden suurempien tilojen siivous.

Specialarbeten / Erityistyöt

Golvvaxning, sanering samt olika renoverings- och ändringsarbeten enligt överenskommelse. / Lattioiden vahaus, saneeraus sekä erilaiset remontti- ja muutostyöt sopimuksen mukaan.

Priser / Hinnat

Tydliga grundpriser och separat offert för större eller mer krävande uppdrag. / Selkeät perushinnat ja erillinen tarjous suuremmille tai vaativammille töille.

Standard / Perushinta
41,40 €/h

Normal städning och hemhjälp. I priset ingår moms 25,5 %. / Tavallinen siivous ja kotiapu. Hintaan sisältyy alv 25,5 %.

Momsfri möjlighet / Alv-vapaa mahdollisuus
33,00 €/h

För äldre, sjuka, personer med funktionsnedsättning eller tillfälligt nedsatt funktionsförmåga när kriterierna uppfylls. / Ikääntyneille, sairaille, vammaisille tai tilapäisesti toimintakyvyltään heikentyneille, kun ehdot täyttyvät.

Servicesedel / Palveluseteli
5 €/h

Om kunden har rätt till servicesedel kan egenandelen bli mycket låg. / Jos asiakkaalla on oikeus palveluseteliin, omavastuu voi jäädä hyvin pieneksi.

Mer information / Lisätietoa

  • Kortaste debiteringstid: 2 timmar / Lyhin veloitusaika: 2 tuntia
  • Specialuppdrag: minst 4 timmar / Erityistyöt: vähintään 4 tuntia
  • Kvälls- och veckoslutsarbete: +50 % / Ilta- ja viikonlopputyö: +50 %
  • Städmedel och redskap ingår normalt / Siivousaineet ja välineet sisältyvät normaalisti hintaan

Resor och material / Matkat ja materiaalit

Vid längre avstånd kan kilometerersättning tillkomma. Vid specialuppdrag kan material faktureras separat. / Pidemmistä etäisyyksistä voidaan veloittaa kilometrikorvaus. Erityistöissä materiaalit voidaan laskuttaa erikseen.

Exakt pris bekräftas alltid innan arbetet inleds. / Tarkka hinta vahvistetaan aina ennen työn aloittamista.

 

Medy Siivous – trygg och flexibel hjälp i hemmet

Medy Siivous är ett serviceinriktat, människonära och flexibelt företag i Västra Nyland. Vi erbjuder hemstädning, stödtjänster och mer krävande specialuppdrag för privatpersoner, seniorer och familjer.

Vi är en godkänd socialserviceproducent. Det betyder att vissa tjänster kan utföras momsfritt när kriterierna uppfylls. I många fall har kunden också rätt till hushållsavdrag.

Vi utför bland annat normal hemstädning, grundlig städning, allergistädning, tömning av bostäder, butiks- och apoteksärenden, flytthjälp, gårdsarbete, trappstädning, golvvaxning och större städprojekt.

Normal städning kostar 41,00 euro per timme inklusive moms. För kunder som uppfyller villkoren för momsfri service är priset 33,00 euro per timme. Om kunden har servicesedel för hemstädning kan egenandelen vara endast 5 euro per timme.

Vi gör gärna ett kostnadsfritt hembesök för att bedöma uppdraget och ge en tydlig prisuppskattning.

Kontakt:
Telefon: 045 109 9390 / 045 139 1129
E-post: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

 

Medy Siivous – turvallista ja joustavaa apua kotiin

Medy Siivous on palveluhenkinen, ihmisläheinen ja joustava yritys Länsi-Uudellamaalla. Tarjoamme kotisiivousta, tukipalveluja sekä vaativampia erityistehtäviä yksityishenkilöille, senioreille ja lapsiperheille.

Olemme hyväksytty sosiaalipalvelujen tuottaja. Tämä tarkoittaa, että tietyt palvelut voidaan toteuttaa arvonlisäverottomasti, jos asiakkaan tilanne täyttää edellytykset. Monissa tapauksissa asiakkaalla on myös oikeus kotitalousvähennykseen.

Palveluihimme kuuluvat muun muassa tavallinen kotisiivous, perussiivous, allergiasiivous, asuntojen tyhjennykset, kauppa- ja apteekkiasioinnit, muuttoapu, pihatyöt, portaiden siivous, lattioiden vahaus sekä suuremmat siivouskokonaisuudet.

Tavallisen siivouksen hinta on 41,40 euroa tunnilta sisältäen arvonlisäveron. Asiakkaille, jotka täyttävät arvonlisäverottoman palvelun ehdot, hinta on 33,00 euroa tunnilta. Jos asiakkaalla on kotisiivouksen palveluseteli, omavastuu voi olla vain 5 euroa tunnilta.

Teemme mielellämme maksuttoman kotikäynnin, jotta voimme arvioida työn laajuuden ja antaa selkeän hinta-arvion.

Yhteystiedot:
Puhelin: 045 109 9390 / 045 139 1129
Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Kontakt / Yhteystiedot

Begär offert, boka ett hembesök eller fråga om våra tjänster. / Pyydä tarjous, varaa kotikäynti tai kysy palveluistamme.

  • Telefon / Puhelin: 045 109 9390 / 045 139 1129
  • E-post / Sähköposti: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.
  • Adress / Osoite: Kuunsilta 33, 10300 Karjaa
 

EGENKONTROLLPLAN 

Medy Siivous

Företag: Medy Siivous
FO-nummer: 2917554–1
Verksamhetsområde: Hemstädning, stödtjänster för socialvården, klädvård, ärenden, tömning av bostäder, mindre flyttningar och andra praktiska hjälpinsatser.
Serviceområde: Västra Nyland och närliggande områden enligt avtal.
Ansvarsperson: Medy Björklund
Datasäkerhetsansvarig: Bjarne Björklund
Planen upprättad: 14.05.2026
Senast uppdaterad:
Nästa granskning: 30.06.2026

 

  1. Syfte med egenkontrollen

Syftet med Medy Siivous egenkontroll är att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett tryggt, lagenligt, kundorienterat och kvalitativt sätt.

Egenkontrollen är ett praktiskt verktyg i det dagliga arbetet. Den hjälper företaget att:

  • förebygga risker och brister
  • trygga kundens säkerhet och integritet
  • säkerställa att arbetet utförs enligt avtal och gällande regler
  • upptäcka avvikelser i tid
  • dokumentera och åtgärda brister
  • utveckla verksamheten kontinuerligt

Enligt Lupa- ja valvontavirasto ska en serviceenhet ha en egenkontrollplan som beskriver hur kvalitetssäkring och utveckling genomförs i det dagliga arbetet. Planen ska omfatta de tjänster som produceras i serviceenheten, även tjänster som eventuellt produceras som köptjänster eller underleverans.

  1. Verksamhetens art och tjänster

Medy Siivous är ett litet företag som erbjuder praktiska stödtjänster, särskilt för äldre personer och personer som behöver hjälp i vardagen.

Tjänsterna kan omfatta bland annat:

  • hemstädning
  • klädvård
  • ärendehjälp
  • hjälp med inköp
  • enklare organisering i hemmet
  • tömning av bostäder och utrymmen
  • röjningsstädning
  • mindre flyttningar
  • praktiska stödtjänster i samband med boende, vardag och trygghet

Tjänsterna ges i kundens hem eller i annan överenskommen miljö. Arbetet utförs med respekt för kundens självbestämmanderätt, hemfrid, integritet och personliga situation.

  1. Värderingar och verksamhetsprinciper

Medy Siivous verksamhet bygger på följande principer:

Trygghet
Kunden ska kunna känna sig trygg med de personer som kommer in i hemmet och med hur arbetet utförs.

Respekt
Kundens hem, egendom, privatliv och personliga situation respekteras.

Kundorientering
Arbetet planeras utifrån kundens verkliga behov och enligt det som avtalats med kunden, anhörig, intressebevakare, välfärdsområde eller annan beställare.

Ansvarsfullhet
Personalen arbetar noggrant, följer instruktioner och rapporterar om risker, brister eller avvikande situationer.

Konfidentialitet
Uppgifter om kunden, hemmet, hälsotillstånd, ekonomiska förhållanden eller andra privata omständigheter behandlas konfidentiellt.

Praktisk kvalitet
Arbetet ska vara ändamålsenligt, pålitligt och utfört på ett sådant sätt att kunden får verklig hjälp i vardagen.

  1. Kundens ställning och rättigheter

Kunden har rätt till sakligt, respektfullt och tryggt bemötande.

I arbetet beaktas särskilt:

  • kundens självbestämmanderätt
  • kundens integritet
  • kundens språk och kommunikationsförmåga
  • kundens fysiska och psykiska funktionsförmåga
  • kundens rätt att veta vad som görs i hemmet
  • kundens rätt att framföra klagomål eller önskemål

Om kunden har intressebevakare, anhörig, socialarbetare eller annan kontaktperson sköts nödvändiga praktiska ärenden enligt överenskommelse och med respekt för kundens rättigheter.

Kunden får inte utsättas för osakligt bemötande, diskriminering, otrygg behandling eller onödig påverkan.

  1. Riskbedömning

Medy Siivous gör riskbedömning både före och under uppdrag. Riskerna kan gälla kunden, personalen, hemmet, egendom, miljö, dataskydd eller myndighetsansvar.

5.1 Risker för kunden

Möjliga risker:

  • halkrisk vid våta golv, trappor eller vaxade ytor
  • fallrisk om möbler flyttas eller gångvägar blockeras
  • felaktig hantering av kundens egendom
  • bristande hygien
  • olämplig användning av rengöringsmedel
  • missförstånd kring vad som ska göras
  • att kundens hälsotillstånd försämras utan att någon reagerar
  • att kunden inte förstår vad som avtalats
  • att kunden utsätts för otrygghet eller oro i hemmet

5.2 Risker för personalen

Möjliga risker:

  • tunga lyft
  • smutsiga, mögelskadade eller osäkra utrymmen
  • vassa föremål
  • läkemedel, sprutor eller farliga ämnen
  • aggressiva djur
  • hotfulla eller förvirrade personer
  • dålig inomhusluft
  • brandrisk
  • arbete i trånga utrymmen
  • risk vid tömning av bostäder eller dödsbon

5.3 Risker för miljön

Möjliga risker:

  • felaktig sortering av avfall
  • farligt avfall bland vanligt avfall
  • kemikalier, målfärg, oljor, batterier eller läkemedel
  • elavfall
  • föremål som inte får kastas utan särskild hantering

5.4 Risker för dataskydd och integritet

Möjliga risker:

  • kunduppgifter hamnar hos fel person
  • dokument förvaras osäkert
  • information om kundens hälsa, ekonomi eller hem sprids vidare
  • bilder från uppdrag används felaktigt
  • telefonmeddelanden eller e-post innehåller för känsliga uppgifter

 

  1. Förebyggande åtgärder

För att minska riskerna följer Medy Siivous dessa rutiner:

  • Uppdraget klargörs innan arbetet påbörjas.
  • Kunden, anhörig, intressebevakare eller beställare får vid behov en tydlig beskrivning av vad som görs.
  • Personalen informeras om särskilda risker.
  • Arbetet avbryts om situationen är farlig.
  • Rengöringsmedel används enligt anvisning.
  • Skyddshandskar och annan skyddsutrustning används vid behov.
  • Tunga lyft planeras och utförs med tillräcklig bemanning.
  • Farliga föremål rörs inte utan korrekt myndighetskontakt.
  • Avfall sorteras enligt lokala anvisningar.
  • Kunduppgifter förvaras och behandlas konfidentiellt.
  • Brister, skador eller risker dokumenteras.

 

  1. Särskilda situationer

7.1 Om kunden verkar sjuk eller otrygg

Om personalen märker att kunden verkar sjuk, förvirrad, skadad eller inte klarar sig tryggt hemma, kontaktas ansvarspersonen omedelbart.

Beroende på situationen kan ansvarspersonen kontakta:

  • kundens anhörig
  • intressebevakare
  • hemvård
  • socialarbetare
  • välfärdsområdet
  • nödnumret 112 vid akut fara

7.2 Om farliga föremål hittas

Om personalen hittar vapen, ammunition, explosiva ämnen, farliga kemikalier, sprutor eller andra farliga föremål:

  • arbetet avbryts vid behov
  • föremålet rörs inte i onödan
  • ansvarspersonen kontaktas
  • vid behov kontaktas polis, räddningsverk eller annan myndighet
  • händelsen dokumenteras

Medy Siivous transporterar inte skjutvapen, ammunition eller explosiva ämnen utan myndigheternas anvisning.

7.3 Om bostaden är i mycket dåligt skick

Om bostaden är i sådant skick att arbetet innebär risk för kund eller personal, görs en ny bedömning innan arbetet fortsätter.

Det kan gälla till exempel:

  • mögel
  • skadedjur
  • stark lukt
  • avföring, urin eller biologiskt avfall
  • söndriga golv eller trappor
  • elrisk
  • brandrisk
  • stora mängder avfall

Vid behov föreslås särskilda skyddsåtgärder, extra bemanning eller kontakt med beställare/myndighet.

 

  1. Ansvarsfördelning

8.1 Företagets ansvarsperson

Ansvarsperson: Medy Björklund

Ansvarspersonen ansvarar för:

  • verksamhetens kvalitet
  • att tjänsterna utförs enligt avtal
  • att personalen får instruktioner
  • att risker bedöms
  • att avvikelser hanteras
  • att kundrespons behandlas
  • att egenkontrollplanen hålls uppdaterad
  • kontakt med kunder, anhöriga, intressebevakare och myndigheter

8.2 Datasäkerhetsansvarig

Datasäkerhetsansvarig: Bjarne Björklund

Datasäkerhetsansvarig ansvarar för:

  • att kunduppgifter behandlas konfidentiellt
  • att dokument förvaras tryggt
  • att onödiga personuppgifter inte samlas in
  • att kunduppgifter inte lämnas ut till obehöriga
  • att eventuella dataskyddsavvikelser hanteras och dokumenteras

8.3 Arbetstagarnas ansvar

Varje arbetstagare ansvarar för att:

  • följa givna instruktioner
  • uppträda sakligt och respektfullt
  • skydda kundens integritet
  • meddela om risker eller brister
  • dokumentera eller rapportera avvikelser
  • använda arbetsredskap och rengöringsmedel tryggt
  • inte lämna ut kunduppgifter till utomstående

 

  1. Personal och introduktion

Ny personal får introduktion i:

  • företagets tjänster
  • kundbemötande
  • sekretess och dataskydd
  • säkert arbete i kundens hem
  • användning av rengöringsmedel
  • hantering av avvikelser
  • rapportering av risker
  • vad man gör i akuta situationer

Introduktionen kan ges muntligt och praktiskt i arbetet. Vid behov ges skriftliga instruktioner.

Personalen ska förstå att arbete i kundens hem kräver särskild försiktighet, diskretion och respekt.

 

  1. Hygien och rengöringssäkerhet

Medy Siivous följer god hygienpraxis i arbetet.

Rutiner:

  • händer tvättas eller desinficeras vid behov
  • handskar används vid smutsigt eller riskfyllt arbete
  • trasor och redskap används på ett hygieniskt sätt
  • toaletter, kök och övriga ytor rengörs med lämpliga medel
  • rengöringsmedel blandas inte på ett farligt sätt
  • flaskor och kemikalier förvaras så att kunden inte utsätts för risk
  • vid smittorisk bedöms behov av särskild skyddsutrustning

 

  1. Dataskydd och sekretess

Medy Siivous behandlar endast sådana kunduppgifter som behövs för att utföra arbetet och sköta fakturering, kontakt och dokumentation.

Kunduppgifter kan omfatta:

  • namn
  • adress
  • telefonnummer
  • faktureringsuppgifter
  • uppgifter om arbetsuppdraget
  • kontaktpersoner
  • nödvändiga uppgifter om särskilda behov eller risker

Uppgifter om kundens hälsa, ekonomi, hemförhållanden eller privata liv behandlas med särskild försiktighet.

Företaget lämnar inte ut kunduppgifter till utomstående utan laglig grund, kundens samtycke eller nödvändig kontakt med behörig beställare/myndighet.

Bilder från arbetsobjekt tas endast när det är nödvändigt för dokumentation, offert, fakturering, avvikelsehantering eller kontakt med beställare. Bilder sparas och skickas på ett ansvarsfullt sätt.

 

  1. Avvikelsehantering

En avvikelse är en händelse där något inte gått enligt plan eller där det finns risk för skada, brist eller missförhållande.

Exempel på avvikelser:

  • skada på kundens egendom
  • fallolycka eller tillbud
  • felaktigt utfört arbete
  • missförstånd kring uppdraget
  • kundklagomål
  • risk i bostaden
  • farligt föremål
  • bristande hygien
  • dataskyddsproblem
  • hotfull eller osäker situation

12.1 Så hanteras en avvikelse

  1. Arbetstagaren meddelar ansvarspersonen.
  2. Situationen bedöms.
  3. Omedelbara åtgärder vidtas.
  4. Kunden eller beställaren informeras vid behov.
  5. Händelsen dokumenteras.
  6. Orsaken bedöms.
  7. Förebyggande åtgärder planeras.
  8. Ärendet följs upp tills det är avslutat.

12.2 Dokumentation av avvikelse

Följande uppgifter dokumenteras:

  • datum
  • kund/objekt
  • vad som hände
  • vem som observerade händelsen
  • vilka åtgärder som vidtogs
  • vem som informerades
  • ansvarig person
  • uppföljningsdatum
  • när ärendet avslutades

 

  1. Kundrespons och klagomål

Kunder, anhöriga, intressebevakare och beställare kan ge respons muntligt, per telefon, e-post eller skriftligt.

All respons behandlas sakligt och används för att förbättra verksamheten.

Vid klagomål:

  • lyssnar företaget på kunden eller beställaren
  • händelsen utreds
  • eventuell brist åtgärdas
  • svaret ges inom rimlig tid
  • ärendet dokumenteras vid behov

Om klagomålet gäller allvarlig brist eller risk behandlas det som en avvikelse.

 

  1. Samarbete med anhöriga, intressebevakare och myndigheter

Medy Siivous samarbetar vid behov med:

  • kunden själv
  • anhöriga
  • intressebevakare
  • socialarbetare
  • hemvård
  • välfärdsområde
  • kommunala eller statliga myndigheter
  • polis eller räddningsverk vid särskilda risksituationer

Samarbetet sker endast i den omfattning som behövs för att utföra uppdraget tryggt och korrekt.

 

  1. Underleverantörer

Om Medy Siivous använder underleverantörer eller samarbetspartner ska företaget säkerställa att även dessa arbetar tryggt, ansvarsfullt och enligt överenskomna principer.

Underleverantörer ska informeras om:

  • kundens integritet
  • sekretess
  • säkerhetsrisker
  • arbetsuppgiftens omfattning
  • ansvarsfördelning
  • rapportering av avvikelser

Medy Siivous ansvarar för helheten gentemot kunden eller beställaren enligt avtal.

 

  1. Dokumentation

Medy Siivous dokumenterar sådant som är nödvändigt för verksamheten.

Dokumentation kan gälla:

  • arbetsbeställningar
  • offerter
  • avtal
  • fakturaunderlag
  • arbetsbeskrivningar
  • bilder från objekt vid behov
  • avvikelser
  • kundrespons
  • kontakt med intressebevakare eller myndighet
  • riskobservationer

Dokument sparas så länge det är nödvändigt för arbetet, bokföringen, kundrelationen eller lagstadgade skyldigheter.

 

  1. Kvalitetsuppföljning

Kvaliteten följs upp genom:

  • direkt kontakt med kunden eller beställaren
  • kontroll av utfört arbete
  • respons från anhöriga eller intressebevakare
  • personalens observationer
  • uppföljning av avvikelser
  • regelbunden genomgång av rutiner

Om återkommande brister upptäcks ändras arbetssättet.

Exempel på förbättringsåtgärder:

  • tydligare arbetsinstruktioner
  • bättre förhandsbedömning av objekt
  • mer personal till tunga uppdrag
  • bättre dokumentation
  • nya checklistor
  • ändrad användning av rengöringsmedel
  • tydligare kommunikation med beställaren

 

  1. Uppdatering av egenkontrollplanen

Egenkontrollplanen granskas minst en gång per år och alltid när verksamheten förändras väsentligt.

Planen uppdateras till exempel när:

  • tjänsterna förändras
  • ansvarspersoner ändras
  • nya risker upptäcks
  • lagstiftning eller myndighetskrav ändras
  • kundrespons visar behov av ändring
  • allvarlig avvikelse har inträffat

Valviras föreskrift från 8.5.2024 gäller innehåll, upprättande och uppföljning av serviceenhetsspecifika egenkontrollplaner inom social- och hälsovården. Därför är det viktigt att planen inte bara finns som dokument, utan också används och uppdateras i praktiken.

 

Bilaga 1: Checklista före nytt uppdrag

Kund / objekt: ___________________________
Datum: ___________________________
Beställare / kontaktperson: ___________________________

Kontrollpunkter:

  • Är uppdraget tydligt beskrivet?
  • Vet vi vem som är beställare?
  • Finns kundens samtycke eller behörig beställare?
  • Finns nycklar eller tillträde ordnat?
  • Finns särskilda risker i bostaden?
  • Finns husdjur?
  • Behövs skyddsutrustning?
  • Behövs två personer eller fler?
  • Behövs avfallstransport?
  • Finns farligt avfall eller specialavfall?
  • Är pris eller kostnadsberäkning godkänd?
  • Är faktureringsuppgifterna klara?

 

Bilaga 2: Avvikelserapport

Datum: ___________________________
Kund / objekt: ___________________________
Rapporterad av: ___________________________

Vad hände?

Vilken risk eller skada uppstod?

Omedelbara åtgärder

Vem informerades?

  • Kund
  • Anhörig
  • Intressebevakare
  • Välfärdsområde
  • Myndighet
  • Annan: ___________________________

 

Förebyggande åtgärder

Ansvarig för uppföljning: ___________________________
Ärendet avslutat datum: ___________________________

Bilaga 3: Enkel årlig genomgång

Genomgång utförd datum: ___________________________
Ansvarig: ___________________________

Frågor:

  • Har tjänsterna förändrats?
  • Har personalen förändrats?
  • Har nya risker upptäckts?
  • Har kunder eller beställare framfört klagomål?
  • Har det inträffat avvikelser?
  • Har avvikelserna lett till förbättringar?
  • Behöver checklistor eller instruktioner ändras?
  • Behöver dataskyddsrutiner uppdateras?
  • Behöver planen publiceras eller skickas till någon beställare?

Beslutade ändringar:

Nästa granskning: ___________________________
 

OMAVALVONTASUUNNITELMA

Medy Siivous

Yritys: Medy Siivous
Y-tunnus: 2917554–1
Toimiala: Kotisiivous, sosiaalihuollon tukipalvelut, vaatehuolto, asiointiapu, asuntojen tyhjennykset, pienmuutot sekä muut käytännön arjen tukipalvelut.
Toiminta-alue: Länsi-Uusimaa ja lähialueet sopimuksen mukaan.
Vastuuhenkilö: Medy Björklund
Tietoturvavastaava: Bjarne Björklund
Suunnitelma laadittu: 14.05.2026
Viimeksi päivitetty: [päivämäärä]
Seuraava tarkistus: 30.06.2026

 

  1. Omavalvonnan tarkoitus

Medy Siivouksen omavalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että toiminta on turvallista, lainmukaista, asiakaslähtöistä ja laadukasta.

Omavalvonta on käytännön työväline päivittäisessä toiminnassa. Sen avulla yritys voi:

  • ehkäistä riskejä ja puutteita
  • turvata asiakkaan turvallisuuden ja yksityisyyden
  • varmistaa, että työ tehdään sopimusten ja voimassa olevien sääntöjen mukaisesti
  • havaita poikkeamat ajoissa
  • dokumentoida ja korjata puutteet
  • kehittää toimintaa jatkuvasti

Lupa- ja valvontaviraston mukaan palveluyksiköllä tulee olla omavalvontasuunnitelma, jossa kuvataan, miten laadunvarmistus ja toiminnan kehittäminen toteutetaan päivittäisessä työssä. Suunnitelman tulee kattaa palveluyksikössä tuotettavat palvelut sekä mahdolliset ostopalveluina tai alihankintana tuotettavat palvelut.

 

  1. Toiminnan luonne ja palvelut

Medy Siivous on pieni yritys, joka tarjoaa käytännön tukipalveluja erityisesti ikääntyneille henkilöille sekä henkilöille, jotka tarvitsevat apua arjessa.

Palveluihin voi kuulua muun muassa:

  • kotisiivous
  • vaatehuolto
  • asiointiapu
  • apu ostoksissa
  • kodin kevyempi järjestäminen
  • asuntojen ja tilojen tyhjennykset
  • raivaussiivous
  • pienmuutot
  • käytännön tukipalvelut asumiseen, arkeen ja turvallisuuteen liittyvissä asioissa

Palvelut tuotetaan asiakkaan kotona tai muussa sovitussa paikassa. Työ tehdään kunnioittaen asiakkaan itsemääräämisoikeutta, kotirauhaa, yksityisyyttä ja henkilökohtaista tilannetta.

 

  1. Arvot ja toimintaperiaatteet

Medy Siivouksen toiminta perustuu seuraaviin periaatteisiin:

Turvallisuus
Asiakkaan tulee voida tuntea olonsa turvalliseksi niiden henkilöiden kanssa, jotka tulevat hänen kotiinsa, sekä luottaa siihen, että työ tehdään asianmukaisesti.

Kunnioitus
Asiakkaan kotia, omaisuutta, yksityisyyttä ja henkilökohtaista tilannetta kunnioitetaan.

Asiakaslähtöisyys
Työ suunnitellaan asiakkaan todellisten tarpeiden mukaisesti ja sen mukaan, mitä on sovittu asiakkaan, omaisen, edunvalvojan, hyvinvointialueen tai muun tilaajan kanssa.

Vastuullisuus
Henkilöstö työskentelee huolellisesti, noudattaa ohjeita ja ilmoittaa riskeistä, puutteista tai poikkeavista tilanteista.

Luottamuksellisuus
Asiakasta, kotia, terveydentilaa, taloudellista tilannetta tai muita yksityisiä olosuhteita koskevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Käytännön laatu
Työn tulee olla tarkoituksenmukaista, luotettavaa ja toteutettu siten, että asiakas saa todellista apua arjessaan.

 

  1. Asiakkaan asema ja oikeudet

Asiakkaalla on oikeus asialliseen, kunnioittavaan ja turvalliseen kohteluun.

Työssä huomioidaan erityisesti:

  • asiakkaan itsemääräämisoikeus
  • asiakkaan yksityisyys
  • asiakkaan kieli ja kommunikaatiokyky
  • asiakkaan fyysinen ja psyykkinen toimintakyky
  • asiakkaan oikeus tietää, mitä hänen kodissaan tehdään
  • asiakkaan oikeus esittää palautetta, valituksia tai toiveita

Jos asiakkaalla on edunvalvoja, omainen, sosiaalityöntekijä tai muu yhteyshenkilö, tarpeelliset käytännön asiat hoidetaan sovitulla tavalla ja asiakkaan oikeuksia kunnioittaen.

Asiakasta ei saa kohdella epäasiallisesti, syrjivästi, turvattomasti tai tarpeettomasti painostamalla.

 

  1. Riskien arviointi

Medy Siivous tekee riskien arviointia sekä ennen toimeksiannon aloittamista että työn aikana. Riskit voivat liittyä asiakkaaseen, henkilöstöön, kotiin, omaisuuteen, ympäristöön, tietosuojaan tai viranomaisvastuuseen.

5.1 Asiakkaaseen kohdistuvat riskit

Mahdollisia riskejä:

  • liukastumisriski märkien lattioiden, portaiden tai vahattujen pintojen vuoksi
  • kaatumisriski, jos huonekaluja siirretään tai kulkureitit tukkeutuvat
  • asiakkaan omaisuuden virheellinen käsittely
  • puutteellinen hygienia
  • puhdistusaineiden epäasianmukainen käyttö
  • väärinkäsitykset siitä, mitä työssä tehdään
  • asiakkaan terveydentilan heikkeneminen ilman, että siihen reagoidaan
  • asiakas ei ymmärrä, mitä on sovittu
  • asiakas kokee turvattomuutta tai levottomuutta kodissaan

5.2 Henkilöstöön kohdistuvat riskit

Mahdollisia riskejä:

  • raskaat nostot
  • likaiset, homevaurioituneet tai muuten vaaralliset tilat
  • terävät esineet
  • lääkkeet, ruiskut tai vaaralliset aineet
  • aggressiiviset eläimet
  • uhkaavat tai sekavat henkilöt
  • huono sisäilma
  • paloriski
  • työskentely ahtaissa tiloissa
  • riskit asuntojen tai kuolinpesien tyhjennyksissä

5.3 Ympäristöön kohdistuvat riskit

Mahdollisia riskejä:

  • jätteiden virheellinen lajittelu
  • vaarallinen jäte tavallisen jätteen seassa
  • kemikaalit, maalit, öljyt, paristot tai lääkkeet
  • sähkö- ja elektroniikkaromu
  • esineet tai aineet, joita ei saa hävittää ilman erityiskäsittelyä

5.4 Tietosuojaan ja yksityisyyteen liittyvät riskit

Mahdollisia riskejä:

  • asiakastiedot päätyvät väärälle henkilölle
  • asiakirjoja säilytetään turvattomasti
  • tietoja asiakkaan terveydestä, taloudesta tai kodista leviää ulkopuolisille
  • työtehtävistä otettuja kuvia käytetään väärin
  • puhelinviestit tai sähköpostit sisältävät liian arkaluonteisia tietoja

 

  1. Ennaltaehkäisevät toimenpiteet

Riskien vähentämiseksi Medy Siivous noudattaa seuraavia toimintatapoja:

  • Toimeksianto selvitetään ennen työn aloittamista.
  • Asiakkaalle, omaiselle, edunvalvojalle tai tilaajalle annetaan tarvittaessa selkeä kuvaus tehtävästä työstä.
  • Henkilöstölle annetaan tieto erityisistä riskeistä.
  • Työ keskeytetään, jos tilanne on vaarallinen.
  • Puhdistusaineita käytetään ohjeiden mukaisesti.
  • Suojakäsineitä ja muita suojavarusteita käytetään tarvittaessa.
  • Raskaat nostot suunnitellaan ja tehdään riittävällä henkilöstömäärällä.
  • Vaarallisiin esineisiin ei kosketa ilman asianmukaista viranomaisyhteyttä.
  • Jätteet lajitellaan paikallisten ohjeiden mukaan.
  • Asiakastietoja säilytetään ja käsitellään luottamuksellisesti.
  • Puutteet, vahingot ja riskit dokumentoidaan.

 

  1. Erityistilanteet

7.1 Jos asiakas vaikuttaa sairaalta tai turvattomalta

Jos henkilöstö huomaa, että asiakas vaikuttaa sairaalta, sekavalta, loukkaantuneelta tai ei pärjää turvallisesti kotona, otetaan välittömästi yhteys vastuuhenkilöön.

Tilanteesta riippuen vastuuhenkilö voi ottaa yhteyttä:

  • asiakkaan omaiseen
  • edunvalvojaan
  • kotihoitoon
  • sosiaalityöntekijään
  • hyvinvointialueeseen
  • hätänumeroon 112, jos kyseessä on akuutti vaara

 

7.2 Jos vaarallisia esineitä löytyy

Jos henkilöstö löytää aseita, ammuksia, räjähteitä, vaarallisia kemikaaleja, ruiskuja tai muita vaarallisia esineitä:

  • työ keskeytetään tarvittaessa
  • esineeseen ei kosketa tarpeettomasti
  • vastuuhenkilöön otetaan yhteyttä
  • tarvittaessa otetaan yhteyttä poliisiin, pelastuslaitokseen tai muuhun viranomaiseen
  • tapahtuma dokumentoidaan

Medy Siivous ei kuljeta ampuma-aseita, ammuksia tai räjähteitä ilman viranomaisen ohjeistusta.

 

7.3 Jos asunto on erittäin huonossa kunnossa

Jos asunto on sellaisessa kunnossa, että työ aiheuttaa riskin asiakkaalle tai henkilöstölle, tehdään uusi arviointi ennen työn jatkamista.

Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi:

  • home
  • tuhoeläimet
  • voimakas haju
  • uloste, virtsa tai biologinen jäte
  • rikkinäiset lattiat tai portaat
  • sähköriski
  • paloriski
  • suuret jätemäärät

Tarvittaessa ehdotetaan erityisiä suojatoimenpiteitä, lisähenkilöstöä tai yhteydenottoa tilaajaan tai viranomaiseen.

 

  1. Vastuunjako

8.1 Yrityksen vastuuhenkilö

Vastuuhenkilö: Medy Björklund

Vastuuhenkilö vastaa:

  • toiminnan laadusta
  • siitä, että palvelut toteutetaan sopimusten mukaisesti
  • henkilöstön ohjeistuksesta
  • riskien arvioinnista
  • poikkeamien käsittelystä
  • asiakaspalautteen käsittelystä
  • omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta
  • yhteydenpidosta asiakkaisiin, omaisiin, edunvalvojiin ja viranomaisiin

8.2 Tietoturvavastaava

Tietoturvavastaava: Bjarne Björklund

Tietoturvavastaava vastaa:

  • asiakastietojen luottamuksellisesta käsittelystä
  • asiakirjojen turvallisesta säilyttämisestä
  • siitä, ettei tarpeettomia henkilötietoja kerätä
  • siitä, ettei asiakastietoja luovuteta asiattomille
  • mahdollisten tietoturva- tai tietosuojapoikkeamien käsittelystä ja dokumentoinnista

8.3 Työntekijöiden vastuu

Jokainen työntekijä vastaa siitä, että hän:

  • noudattaa annettuja ohjeita
  • käyttäytyy asiallisesti ja kunnioittavasti
  • suojaa asiakkaan yksityisyyttä
  • ilmoittaa riskeistä tai puutteista
  • dokumentoi tai raportoi poikkeamat
  • käyttää työvälineitä ja puhdistusaineita turvallisesti
  • ei luovuta asiakastietoja ulkopuolisille

 

  1. Henkilöstö ja perehdytys

Uusi henkilöstö perehdytetään seuraaviin asioihin:

  • yrityksen palvelut
  • asiakkaan kohtaaminen
  • salassapito ja tietosuoja
  • turvallinen työskentely asiakkaan kodissa
  • puhdistusaineiden käyttö
  • poikkeamien käsittely
  • riskien raportointi
  • toiminta akuuteissa tilanteissa

Perehdytys voidaan antaa suullisesti ja käytännön työn yhteydessä. Tarvittaessa annetaan kirjallisia ohjeita.

Henkilöstön tulee ymmärtää, että työ asiakkaan kodissa edellyttää erityistä varovaisuutta, hienotunteisuutta ja kunnioitusta.

 

  1. Hygienia ja siivousturvallisuus

Medy Siivous noudattaa työssään hyvää hygieniakäytäntöä.

Toimintatavat:

  • kädet pestään tai desinfioidaan tarvittaessa
  • suojakäsineitä käytetään likaisessa tai riskialttiissa työssä
  • liinoja ja työvälineitä käytetään hygieenisesti
  • wc-tilat, keittiöt ja muut pinnat puhdistetaan sopivilla aineilla
  • puhdistusaineita ei sekoiteta vaarallisella tavalla
  • pullot ja kemikaalit säilytetään niin, etteivät ne aiheuta asiakkaalle vaaraa
  • tartuntariskitilanteissa arvioidaan erityisen suojavarustuksen tarve

 

  1. Tietosuoja ja salassapito

Medy Siivous käsittelee vain sellaisia asiakastietoja, jotka ovat tarpeen työn suorittamiseksi, laskutuksen hoitamiseksi, yhteydenpitoa varten ja toiminnan dokumentointia varten.

Asiakastietoja voivat olla:

  • nimi
  • osoite
  • puhelinnumero
  • laskutustiedot
  • tiedot työtehtävästä
  • yhteyshenkilöt
  • välttämättömät tiedot erityistarpeista tai riskeistä

Tietoja asiakkaan terveydestä, taloudesta, kotioloista tai yksityiselämästä käsitellään erityisellä huolellisuudella.

Yritys ei luovuta asiakastietoja ulkopuolisille ilman laillista perustetta, asiakkaan suostumusta tai välttämätöntä yhteydenpitoa toimivaltaisen tilaajan tai viranomaisen kanssa.

Kuvia työkohteista otetaan vain silloin, kun se on välttämätöntä dokumentointia, tarjousta, laskutusta, poikkeamien käsittelyä tai tilaajayhteydenpitoa varten. Kuvat säilytetään ja lähetetään vastuullisesti.

 

  1. Poikkeamien käsittely

Poikkeama tarkoittaa tapahtumaa, jossa jokin ei ole mennyt suunnitellusti tai jossa on syntynyt vahingon, puutteen tai epäasianmukaisen tilanteen riski.

Esimerkkejä poikkeamista:

  • asiakkaan omaisuuden vahingoittuminen
  • kaatumistapaturma tai läheltä piti -tilanne
  • virheellisesti tehty työ
  • väärinkäsitys toimeksiannon sisällöstä
  • asiakasvalitus
  • riski asunnossa
  • vaarallinen esine
  • puutteellinen hygienia
  • tietosuojaongelma
  • uhkaava tai turvaton tilanne

 

12.1 Näin poikkeama käsitellään

  1. Työntekijä ilmoittaa asiasta vastuuhenkilölle.
  2. Tilanne arvioidaan.
  3. Välittömät toimenpiteet tehdään.
  4. Asiakasta tai tilaajaa informoidaan tarvittaessa.
  5. Tapahtuma dokumentoidaan.
  6. Syy arvioidaan.
  7. Ennaltaehkäisevät toimenpiteet suunnitellaan.
  8. Asiaa seurataan, kunnes se on päätetty.

 

12.2 Poikkeaman dokumentointi

Seuraavat tiedot dokumentoidaan:

  • päivämäärä
  • asiakas/kohde
  • mitä tapahtui
  • kuka havaitsi tapahtuman
  • mitä toimenpiteitä tehtiin
  • kenelle asiasta ilmoitettiin
  • vastuuhenkilö
  • seurantapäivämäärä
  • milloin asia päätettiin

 

  1. Asiakaspalaute ja valitukset

Asiakkaat, omaiset, edunvalvojat ja tilaajat voivat antaa palautetta suullisesti, puhelimitse, sähköpostitse tai kirjallisesti.

Kaikki palaute käsitellään asiallisesti ja sitä käytetään toiminnan parantamiseen.

Valituksen yhteydessä:

  • yritys kuuntelee asiakasta tai tilaajaa
  • tapahtuma selvitetään
  • mahdollinen puute korjataan
  • vastaus annetaan kohtuullisessa ajassa
  • asia dokumentoidaan tarvittaessa

Jos valitus koskee vakavaa puutetta tai riskiä, se käsitellään poikkeamana.

 

  1. Yhteistyö omaisten, edunvalvojien ja viranomaisten kanssa

Medy Siivous tekee tarvittaessa yhteistyötä seuraavien tahojen kanssa:

  • asiakas itse
  • omaiset
  • edunvalvojat
  • sosiaalityöntekijät
  • kotihoito
  • hyvinvointialue
  • kunnalliset tai valtion viranomaiset
  • poliisi tai pelastuslaitos erityisissä riskitilanteissa

Yhteistyötä tehdään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen toimeksiannon turvalliseksi ja asianmukaiseksi toteuttamiseksi.

 

  1. Alihankkijat

Jos Medy Siivous käyttää alihankkijoita tai yhteistyökumppaneita, yrityksen tulee varmistaa, että myös nämä toimivat turvallisesti, vastuullisesti ja sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Alihankkijoille annetaan tieto seuraavista asioista:

  • asiakkaan yksityisyys
  • salassapito
  • turvallisuusriskit
  • työtehtävän laajuus
  • vastuunjako
  • poikkeamien raportointi

Medy Siivous vastaa kokonaisuudesta asiakkaaseen tai tilaajaan nähden sopimuksen mukaisesti.

 

  1. Dokumentointi

Medy Siivous dokumentoi toiminnan kannalta tarpeelliset asiat.

Dokumentointi voi koskea:

  • työtilauksia
  • tarjouksia
  • sopimuksia
  • laskutuksen perusteita
  • työkuvauksia
  • tarvittaessa kuvia kohteista
  • poikkeamia
  • asiakaspalautetta
  • yhteydenpitoa edunvalvojiin tai viranomaisiin
  • riskihavaintoja

Asiakirjoja säilytetään niin kauan kuin se on työn, kirjanpidon, asiakassuhteen tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellista.

 

  1. Laadun seuranta

Laatua seurataan seuraavilla tavoilla:

  • suora yhteydenpito asiakkaaseen tai tilaajaan
  • tehdyn työn tarkistaminen
  • omaisten tai edunvalvojien palaute
  • henkilöstön havainnot
  • poikkeamien seuranta
  • toimintatapojen säännöllinen läpikäynti

Jos toistuvia puutteita havaitaan, toimintatapaa muutetaan.

Esimerkkejä kehittämistoimenpiteistä:

  • selkeämmät työohjeet
  • parempi kohteen ennakkoarviointi
  • enemmän henkilöstöä raskaisiin tehtäviin
  • parempi dokumentointi
  • uudet tarkistuslistat
  • puhdistusaineiden käytön muuttaminen
  • selkeämpi viestintä tilaajan kanssa

 

  1. Omavalvontasuunnitelman päivittäminen

Omavalvontasuunnitelma tarkistetaan vähintään kerran vuodessa ja aina silloin, kun toiminnassa tapahtuu olennaisia muutoksia.

Suunnitelmaa päivitetään esimerkiksi silloin, kun:

  • palvelut muuttuvat
  • vastuuhenkilöt vaihtuvat
  • uusia riskejä havaitaan
  • lainsäädäntö tai viranomaisvaatimukset muuttuvat
  • asiakaspalaute osoittaa muutostarpeen
  • vakava poikkeama on tapahtunut

Valviran 8.5.2024 antama määräys koskee sosiaali- ja terveydenhuollon palveluyksikkökohtaisten omavalvontasuunnitelmien sisältöä, laatimista ja seurantaa. Siksi on tärkeää, että suunnitelma ei ole vain asiakirja, vaan sitä käytetään ja päivitetään myös käytännössä.

 

Liite 1: Tarkistuslista ennen uutta toimeksiantoa

Asiakas / kohde: ___________________________
Päivämäärä: ___________________________
Tilaaja / yhteyshenkilö: ___________________________

Tarkistettavat asiat:

  • Onko toimeksianto kuvattu selkeästi?
  • Tiedämmekö, kuka on tilaaja?
  • Onko asiakkaan suostumus tai toimivaltainen tilaaja olemassa?
  • Onko avaimet tai pääsy kohteeseen järjestetty?
  • Onko asunnossa erityisiä riskejä?
  • Onko kohteessa lemmikkieläimiä?
  • Tarvitaanko suojavarusteita?
  • Tarvitaanko kaksi tai useampi työntekijä?
  • Tarvitaanko jätteenkuljetusta?
  • Onko kohteessa vaarallista jätettä tai erityisjätettä?
  • Onko hinta tai kustannusarvio hyväksytty?
  • Ovatko laskutustiedot selvillä?

 

Liite 2: Poikkeamaraportti

Päivämäärä: ___________________________
Asiakas / kohde: ___________________________
Raportoija: ___________________________

Mitä tapahtui?

Mikä riski tai vahinko syntyi?

Välittömät toimenpiteet

Kenelle asiasta ilmoitettiin?

  • Asiakas
  • Omainen
  • Edunvalvoja
  • Hyvinvointialue
  • Viranomainen
  • Muu: ___________________________

 

Ennaltaehkäisevät toimenpiteet

Seurannasta vastaava henkilö: ___________________________
Asia päätetty päivämäärä: ___________________________

 

Liite 3: Yksinkertainen vuosittainen tarkistus

Tarkistus tehty päivämääränä: ___________________________
Vastuuhenkilö: ___________________________

Kysymykset:

  • Ovatko palvelut muuttuneet?
  • Onko henkilöstö muuttunut?
  • Onko uusia riskejä havaittu?
  • Ovatko asiakkaat tai tilaajat esittäneet valituksia?
  • Onko poikkeamia tapahtunut?
  • Ovatko poikkeamat johtaneet parannuksiin?
  • Tarvitseeko tarkistuslistoja tai ohjeita muuttaa?
  • Tarvitseeko tietosuojakäytäntöjä päivittää?
  • Tarvitseeko suunnitelma julkaista tai lähettää jollekin tilaajalle?

Päätetyt muutokset:

Seuraava tarkistus: ___________________________

 

SELF-MONITORING PLAN / INTERNAL CONTROL PLAN

Medy Siivous

Company: Medy Siivous
Business ID: 2917554-1
Field of activity: Home cleaning, social welfare support services, garment care, errand services, home clearances, small moves and other practical everyday support services.
Operating area: Western Uusimaa and nearby areas by agreement.
Responsible person: Medy Björklund
Data security officer: Bjarne Björklund
Plan prepared on: 14.05.2026
Last updated: [date]
Next review: 30.06.2026

 

  1. Purpose of self-monitoring

The purpose of Medy Siivous’ self-monitoring is to ensure that the company’s activities are safe, lawful, customer-oriented and of good quality.

Self-monitoring is a practical tool in daily work. It helps the company to:

  • prevent risks and shortcomings
  • protect the customer’s safety and privacy
  • ensure that work is carried out according to agreements and applicable rules
  • detect deviations in time
  • document and correct shortcomings
  • continuously develop the company’s activities

The self-monitoring plan describes how quality assurance and operational development are carried out in everyday work. The plan covers the services provided by Medy Siivous and, where applicable, services performed by subcontractors or cooperation partners.

 

  1. Nature of the activity and services

Medy Siivous is a small company that provides practical support services, especially for elderly persons and persons who need help in everyday life.

The services may include, for example:

  • home cleaning
  • garment care
  • errand services
  • help with shopping
  • light organizing of the home
  • clearing homes and other premises
  • clearance cleaning
  • small moves
  • practical support services related to housing, everyday life and safety

The services are provided in the customer’s home or in another agreed location. The work is carried out with respect for the customer’s right to self-determination, domestic peace, privacy and personal situation.

 

  1. Values and operating principles

Medy Siivous’ activities are based on the following principles:

Safety
The customer must be able to feel safe with the persons entering their home and trust that the work is carried out properly.

Respect
The customer’s home, property, privacy and personal circumstances are respected.

Customer orientation
The work is planned according to the customer’s actual needs and according to what has been agreed with the customer, a relative, guardian, wellbeing services county or other client.

Responsibility
The staff work carefully, follow instructions and report risks, shortcomings or unusual situations.

Confidentiality
Information concerning the customer, the home, health status, financial situation or other private circumstances is handled confidentially.

Practical quality
The work must be appropriate, reliable and carried out in a way that provides real help to the customer in everyday life.

 

  1. Customer’s status and rights

The customer has the right to proper, respectful and safe treatment.

The following are taken into account in the work:

  • the customer’s right to self-determination
  • the customer’s privacy
  • the customer’s language and ability to communicate
  • the customer’s physical and mental functional capacity
  • the customer’s right to know what is being done in their home
  • the customer’s right to give feedback, complaints or wishes

If the customer has a guardian, relative, social worker or other contact person, necessary practical matters are handled as agreed and with respect for the customer’s rights.

The customer must not be subjected to inappropriate treatment, discrimination, unsafe treatment or unnecessary pressure.

 

  1. Risk assessment

Medy Siivous carries out risk assessment both before starting an assignment and during the work. Risks may concern the customer, staff, home, property, environment, data protection or official responsibilities.

5.1 Risks to the customer

Possible risks include:

  • slipping risk due to wet floors, stairs or waxed surfaces
  • falling risk if furniture is moved or walking routes are blocked
  • incorrect handling of the customer’s property
  • insufficient hygiene
  • inappropriate use of cleaning agents
  • misunderstandings about what work is to be done
  • deterioration of the customer’s health without anyone reacting
  • the customer not understanding what has been agreed
  • the customer feeling unsafe or anxious in their home

5.2 Risks to staff

Possible risks include:

  • heavy lifting
  • dirty, mould-damaged or otherwise unsafe premises
  • sharp objects
  • medicines, syringes or hazardous substances
  • aggressive animals
  • threatening or confused persons
  • poor indoor air
  • fire risk
  • working in cramped spaces
  • risks related to clearing homes or estates

5.3 Risks to the environment

Possible risks include:

  • incorrect sorting of waste
  • hazardous waste mixed with ordinary waste
  • chemicals, paint, oils, batteries or medicines
  • electrical and electronic waste
  • items or substances that must not be disposed of without special handling

5.4 Risks related to data protection and privacy

Possible risks include:

  • customer data ending up with the wrong person
  • documents being stored insecurely
  • information about the customer’s health, finances or home being disclosed to outsiders
  • photographs from assignments being used incorrectly
  • telephone messages or emails containing overly sensitive information

 

  1. Preventive measures

To reduce risks, Medy Siivous follows these procedures:

  • The assignment is clarified before work begins.
  • The customer, relative, guardian or client is given a clear description of the work when necessary.
  • Staff are informed of any special risks.
  • Work is stopped if the situation is dangerous.
  • Cleaning agents are used according to instructions.
  • Protective gloves and other protective equipment are used when necessary.
  • Heavy lifting is planned and carried out with sufficient staffing.
  • Dangerous objects are not touched without appropriate contact with the authorities.
  • Waste is sorted according to local instructions.
  • Customer data is stored and handled confidentially.
  • Shortcomings, damage and risks are documented.

 

  1. Special situations

7.1 If the customer appears ill or unsafe

If staff notice that the customer appears ill, confused, injured or unable to manage safely at home, the responsible person is contacted immediately.

Depending on the situation, the responsible person may contact:

  • the customer’s relative
  • the guardian
  • home care services
  • a social worker
  • the wellbeing services county
  • the emergency number 112 in case of immediate danger

7.2 If dangerous objects are found

If staff find weapons, ammunition, explosives, hazardous chemicals, syringes or other dangerous objects:

  • work is stopped if necessary
  • the object is not touched unnecessarily
  • the responsible person is contacted
  • the police, rescue services or another authority are contacted if necessary
  • the event is documented

Medy Siivous does not transport firearms, ammunition or explosives without instructions from the authorities.

7.3 If the home is in very poor condition

If the home is in such a condition that the work causes a risk to the customer or staff, a new assessment is made before the work continues.

Such situations may include, for example:

  • mould
  • pests
  • strong odour
  • faeces, urine or biological waste
  • broken floors or stairs
  • electrical risk
  • fire risk
  • large amounts of waste

If necessary, special protective measures, additional staff or contact with the client or authorities are proposed.

 

  1. Division of responsibilities

8.1 Company responsible person

Responsible person: Medy Björklund

The responsible person is responsible for:

  • the quality of operations
  • ensuring that services are provided according to agreements
  • instructing staff
  • assessing risks
  • handling deviations
  • handling customer feedback
  • keeping the self-monitoring plan up to date
  • contact with customers, relatives, guardians and authorities

8.2 Data security officer

Data security officer: Bjarne Björklund

The data security officer is responsible for:

  • confidential handling of customer data
  • secure storage of documents
  • ensuring that unnecessary personal data is not collected
  • ensuring that customer data is not disclosed to unauthorized persons
  • handling and documenting possible data security or data protection deviations

8.3 Employees’ responsibilities

Each employee is responsible for ensuring that they:

  • follow given instructions
  • behave properly and respectfully
  • protect the customer’s privacy
  • report risks or shortcomings
  • document or report deviations
  • use work equipment and cleaning agents safely
  • do not disclose customer data to outsiders

 

  1. Staff and induction

New staff are introduced to the following:

  • the company’s services
  • customer interaction
  • confidentiality and data protection
  • safe work in the customer’s home
  • use of cleaning agents
  • handling deviations
  • reporting risks
  • action in urgent situations

The induction may be provided orally and in connection with practical work. Written instructions are provided when necessary.

Staff must understand that working in a customer’s home requires particular care, discretion and respect.

 

  1. Hygiene and cleaning safety

Medy Siivous follows good hygiene practices in its work.

Procedures:

  • hands are washed or disinfected when necessary
  • protective gloves are used in dirty or risk-prone work
  • cloths and tools are used hygienically
  • toilets, kitchens and other surfaces are cleaned with suitable agents
  • cleaning agents are not mixed in a dangerous way
  • bottles and chemicals are stored so that they do not pose a risk to the customer
  • in situations involving infection risk, the need for special protective equipment is assessed

 

  1. Data protection and confidentiality

Medy Siivous only processes customer data that is necessary for carrying out the work, invoicing, communication and documentation.

Customer data may include:

  • name
  • address
  • telephone number
  • invoicing details
  • information about the work assignment
  • contact persons
  • necessary information about special needs or risks

Information about the customer’s health, finances, home conditions or private life is handled with particular care.

The company does not disclose customer data to outsiders without a legal basis, the customer’s consent or necessary contact with a competent client or authority.

Photographs from work sites are taken only when necessary for documentation, quotation, invoicing, handling deviations or communication with the client. Photographs are stored and sent responsibly.

 

  1. Handling deviations

A deviation means an event where something has not gone according to plan, or where there is a risk of damage, shortcoming or inappropriate situation.

Examples of deviations:

  • damage to the customer’s property
  • fall accident or near miss
  • incorrectly performed work
  • misunderstanding about the content of the assignment
  • customer complaint
  • risk in the home
  • dangerous object
  • insufficient hygiene
  • data protection problem
  • threatening or unsafe situation

 

12.1 How a deviation is handled

  1. The employee informs the responsible person.
  2. The situation is assessed.
  3. Immediate measures are taken.
  4. The customer or client is informed when necessary.
  5. The event is documented.
  6. The cause is assessed.
  7. Preventive measures are planned.
  8. The matter is followed up until it is closed.

 

12.2 Documentation of a deviation

The following information is documented:

  • date
  • customer/site
  • what happened
  • who observed the event
  • what measures were taken
  • who was informed
  • responsible person
  • follow-up date
  • when the matter was closed

 

  1. Customer feedback and complaints

Customers, relatives, guardians and clients may give feedback orally, by telephone, by email or in writing.

All feedback is handled appropriately and used to improve operations.

In case of a complaint:

  • the company listens to the customer or client
  • the event is investigated
  • any shortcoming is corrected
  • a response is given within a reasonable time
  • the matter is documented when necessary

If the complaint concerns a serious shortcoming or risk, it is handled as a deviation.

 

  1. Cooperation with relatives, guardians and authorities

Medy Siivous cooperates when necessary with:

  • the customer
  • relatives
  • guardians
  • social workers
  • home care services
  • the wellbeing services county
  • municipal or state authorities
  • police or rescue services in special risk situations

Cooperation is carried out only to the extent necessary for safe and proper completion of the assignment.

 

  1. Subcontractors

If Medy Siivous uses subcontractors or cooperation partners, the company must ensure that they also work safely, responsibly and according to agreed principles.

Subcontractors are informed about:

  • the customer’s privacy
  • confidentiality
  • safety risks
  • the scope of the work assignment
  • division of responsibilities
  • reporting deviations

Medy Siivous is responsible for the overall service towards the customer or client according to the agreement.

 

  1. Documentation

Medy Siivous documents matters that are necessary for the operation.

Documentation may concern:

  • work orders
  • quotations
  • agreements
  • invoicing basis
  • work descriptions
  • photographs of sites when necessary
  • deviations
  • customer feedback
  • contact with guardians or authorities
  • risk observations

Documents are stored for as long as necessary for the work, accounting, customer relationship or statutory obligations.

 

  1. Quality monitoring

Quality is monitored in the following ways:

  • direct contact with the customer or client
  • checking completed work
  • feedback from relatives or guardians
  • staff observations
  • follow-up of deviations
  • regular review of procedures

If recurring shortcomings are found, the procedure is changed.

Examples of development measures:

  • clearer work instructions
  • better preliminary assessment of the site
  • more staff for heavy assignments
  • better documentation
  • new checklists
  • changes in the use of cleaning agents
  • clearer communication with the client

 

  1. Updating the self-monitoring plan

The self-monitoring plan is reviewed at least once a year and whenever there are significant changes in the operation.

The plan is updated, for example, when:

  • the services change
  • responsible persons change
  • new risks are identified
  • legislation or official requirements change
  • customer feedback indicates a need for change
  • a serious deviation has occurred

It is important that the plan is not only a document, but that it is also used and updated in practice.

 

Appendix 1: Checklist before a new assignment

Customer / site: ___________________________
Date: ___________________________
Client / contact person: ___________________________

Checklist:

  • Is the assignment clearly described?
  • Do we know who the client is?
  • Is there customer consent or a competent client?
  • Are keys or access to the site arranged?
  • Are there any special risks in the home?
  • Are there pets at the site?
  • Is protective equipment needed?
  • Are two or more employees needed?
  • Is waste transport needed?
  • Is there hazardous waste or special waste at the site?
  • Has the price or cost estimate been approved?
  • Are the invoicing details clear?

 

Appendix 2: Deviation report

Date: ___________________________
Customer / site: ___________________________
Reported by: ___________________________

What happened?

What risk or damage occurred?

Immediate measures

Who was informed?

  • Customer
  • Relative
  • Guardian
  • Wellbeing services county
  • Authority
  • Other: ___________________________

Preventive measures

Person responsible for follow-up: ___________________________
Matter closed, date: ___________________________

 

Appendix 3: Simple annual review

Review carried out on: ___________________________
Responsible person: ___________________________

Questions:

  • Have the services changed?
  • Has the staff changed?
  • Have new risks been identified?
  • Have customers or clients submitted complaints?
  • Have deviations occurred?
  • Have deviations led to improvements?
  • Do checklists or instructions need to be changed?
  • Do data protection procedures need to be updated?
  • Does the plan need to be published or sent to a client?

 

Decided changes:

Next review: ___________________________