EGENKONTROLLPLAN
Medy Siivous
Företag: Medy Siivous FO-nummer: 2917554–1 Verksamhetsområde: Hemstädning, stödtjänster för socialvården, klädvård, ärenden, tömning av bostäder, mindre flyttningar och andra praktiska hjälpinsatser. Serviceområde: Västra Nyland och närliggande områden enligt avtal. Ansvarsperson: Medy Björklund Datasäkerhetsansvarig: Bjarne Björklund Planen upprättad: 14.05.2026 Senast uppdaterad: Nästa granskning: 30.06.2026
Syfte med egenkontrollen
Syftet med Medy Siivous egenkontroll är att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett tryggt, lagenligt, kundorienterat och kvalitativt sätt.
Egenkontrollen är ett praktiskt verktyg i det dagliga arbetet. Den hjälper företaget att:
förebygga risker och brister
trygga kundens säkerhet och integritet
säkerställa att arbetet utförs enligt avtal och gällande regler
upptäcka avvikelser i tid
dokumentera och åtgärda brister
utveckla verksamheten kontinuerligt
Enligt Lupa- ja valvontavirasto ska en serviceenhet ha en egenkontrollplan som beskriver hur kvalitetssäkring och utveckling genomförs i det dagliga arbetet. Planen ska omfatta de tjänster som produceras i serviceenheten, även tjänster som eventuellt produceras som köptjänster eller underleverans.
Verksamhetens art och tjänster
Medy Siivous är ett litet företag som erbjuder praktiska stödtjänster, särskilt för äldre personer och personer som behöver hjälp i vardagen.
Tjänsterna kan omfatta bland annat:
hemstädning
klädvård
ärendehjälp
hjälp med inköp
enklare organisering i hemmet
tömning av bostäder och utrymmen
röjningsstädning
mindre flyttningar
praktiska stödtjänster i samband med boende, vardag och trygghet
Tjänsterna ges i kundens hem eller i annan överenskommen miljö. Arbetet utförs med respekt för kundens självbestämmanderätt, hemfrid, integritet och personliga situation.
Värderingar och verksamhetsprinciper
Medy Siivous verksamhet bygger på följande principer:
Trygghet Kunden ska kunna känna sig trygg med de personer som kommer in i hemmet och med hur arbetet utförs.
Respekt Kundens hem, egendom, privatliv och personliga situation respekteras.
Kundorientering Arbetet planeras utifrån kundens verkliga behov och enligt det som avtalats med kunden, anhörig, intressebevakare, välfärdsområde eller annan beställare.
Ansvarsfullhet Personalen arbetar noggrant, följer instruktioner och rapporterar om risker, brister eller avvikande situationer.
Konfidentialitet Uppgifter om kunden, hemmet, hälsotillstånd, ekonomiska förhållanden eller andra privata omständigheter behandlas konfidentiellt.
Praktisk kvalitet Arbetet ska vara ändamålsenligt, pålitligt och utfört på ett sådant sätt att kunden får verklig hjälp i vardagen.
Kundens ställning och rättigheter
Kunden har rätt till sakligt, respektfullt och tryggt bemötande.
I arbetet beaktas särskilt:
kundens självbestämmanderätt
kundens integritet
kundens språk och kommunikationsförmåga
kundens fysiska och psykiska funktionsförmåga
kundens rätt att veta vad som görs i hemmet
kundens rätt att framföra klagomål eller önskemål
Om kunden har intressebevakare, anhörig, socialarbetare eller annan kontaktperson sköts nödvändiga praktiska ärenden enligt överenskommelse och med respekt för kundens rättigheter.
Kunden får inte utsättas för osakligt bemötande, diskriminering, otrygg behandling eller onödig påverkan.
Riskbedömning
Medy Siivous gör riskbedömning både före och under uppdrag. Riskerna kan gälla kunden, personalen, hemmet, egendom, miljö, dataskydd eller myndighetsansvar.
5.1 Risker för kunden
Möjliga risker:
halkrisk vid våta golv, trappor eller vaxade ytor
fallrisk om möbler flyttas eller gångvägar blockeras
felaktig hantering av kundens egendom
bristande hygien
olämplig användning av rengöringsmedel
missförstånd kring vad som ska göras
att kundens hälsotillstånd försämras utan att någon reagerar
att kunden inte förstår vad som avtalats
att kunden utsätts för otrygghet eller oro i hemmet
5.2 Risker för personalen
Möjliga risker:
tunga lyft
smutsiga, mögelskadade eller osäkra utrymmen
vassa föremål
läkemedel, sprutor eller farliga ämnen
aggressiva djur
hotfulla eller förvirrade personer
dålig inomhusluft
brandrisk
arbete i trånga utrymmen
risk vid tömning av bostäder eller dödsbon
5.3 Risker för miljön
Möjliga risker:
felaktig sortering av avfall
farligt avfall bland vanligt avfall
kemikalier, målfärg, oljor, batterier eller läkemedel
elavfall
föremål som inte får kastas utan särskild hantering
5.4 Risker för dataskydd och integritet
Möjliga risker:
kunduppgifter hamnar hos fel person
dokument förvaras osäkert
information om kundens hälsa, ekonomi eller hem sprids vidare
bilder från uppdrag används felaktigt
telefonmeddelanden eller e-post innehåller för känsliga uppgifter
Förebyggande åtgärder
För att minska riskerna följer Medy Siivous dessa rutiner:
Uppdraget klargörs innan arbetet påbörjas.
Kunden, anhörig, intressebevakare eller beställare får vid behov en tydlig beskrivning av vad som görs.
Personalen informeras om särskilda risker.
Arbetet avbryts om situationen är farlig.
Rengöringsmedel används enligt anvisning.
Skyddshandskar och annan skyddsutrustning används vid behov.
Tunga lyft planeras och utförs med tillräcklig bemanning.
Farliga föremål rörs inte utan korrekt myndighetskontakt.
Avfall sorteras enligt lokala anvisningar.
Kunduppgifter förvaras och behandlas konfidentiellt.
Brister, skador eller risker dokumenteras.
Särskilda situationer
7.1 Om kunden verkar sjuk eller otrygg
Om personalen märker att kunden verkar sjuk, förvirrad, skadad eller inte klarar sig tryggt hemma, kontaktas ansvarspersonen omedelbart.
Beroende på situationen kan ansvarspersonen kontakta:
kundens anhörig
intressebevakare
hemvård
socialarbetare
välfärdsområdet
nödnumret 112 vid akut fara
7.2 Om farliga föremål hittas
Om personalen hittar vapen, ammunition, explosiva ämnen, farliga kemikalier, sprutor eller andra farliga föremål:
arbetet avbryts vid behov
föremålet rörs inte i onödan
ansvarspersonen kontaktas
vid behov kontaktas polis, räddningsverk eller annan myndighet
händelsen dokumenteras
Medy Siivous transporterar inte skjutvapen, ammunition eller explosiva ämnen utan myndigheternas anvisning.
7.3 Om bostaden är i mycket dåligt skick
Om bostaden är i sådant skick att arbetet innebär risk för kund eller personal, görs en ny bedömning innan arbetet fortsätter.
Det kan gälla till exempel:
mögel
skadedjur
stark lukt
avföring, urin eller biologiskt avfall
söndriga golv eller trappor
elrisk
brandrisk
stora mängder avfall
Vid behov föreslås särskilda skyddsåtgärder, extra bemanning eller kontakt med beställare/myndighet.
Ansvarsfördelning
8.1 Företagets ansvarsperson
Ansvarsperson: Medy Björklund
Ansvarspersonen ansvarar för:
verksamhetens kvalitet
att tjänsterna utförs enligt avtal
att personalen får instruktioner
att risker bedöms
att avvikelser hanteras
att kundrespons behandlas
att egenkontrollplanen hålls uppdaterad
kontakt med kunder, anhöriga, intressebevakare och myndigheter
8.2 Datasäkerhetsansvarig
Datasäkerhetsansvarig: Bjarne Björklund
Datasäkerhetsansvarig ansvarar för:
att kunduppgifter behandlas konfidentiellt
att dokument förvaras tryggt
att onödiga personuppgifter inte samlas in
att kunduppgifter inte lämnas ut till obehöriga
att eventuella dataskyddsavvikelser hanteras och dokumenteras
8.3 Arbetstagarnas ansvar
Varje arbetstagare ansvarar för att:
följa givna instruktioner
uppträda sakligt och respektfullt
skydda kundens integritet
meddela om risker eller brister
dokumentera eller rapportera avvikelser
använda arbetsredskap och rengöringsmedel tryggt
inte lämna ut kunduppgifter till utomstående
Personal och introduktion
Ny personal får introduktion i:
företagets tjänster
kundbemötande
sekretess och dataskydd
säkert arbete i kundens hem
användning av rengöringsmedel
hantering av avvikelser
rapportering av risker
vad man gör i akuta situationer
Introduktionen kan ges muntligt och praktiskt i arbetet. Vid behov ges skriftliga instruktioner.
Personalen ska förstå att arbete i kundens hem kräver särskild försiktighet, diskretion och respekt.
Hygien och rengöringssäkerhet
Medy Siivous följer god hygienpraxis i arbetet.
Rutiner:
händer tvättas eller desinficeras vid behov
handskar används vid smutsigt eller riskfyllt arbete
trasor och redskap används på ett hygieniskt sätt
toaletter, kök och övriga ytor rengörs med lämpliga medel
rengöringsmedel blandas inte på ett farligt sätt
flaskor och kemikalier förvaras så att kunden inte utsätts för risk
vid smittorisk bedöms behov av särskild skyddsutrustning
Dataskydd och sekretess
Medy Siivous behandlar endast sådana kunduppgifter som behövs för att utföra arbetet och sköta fakturering, kontakt och dokumentation.
Kunduppgifter kan omfatta:
namn
adress
telefonnummer
faktureringsuppgifter
uppgifter om arbetsuppdraget
kontaktpersoner
nödvändiga uppgifter om särskilda behov eller risker
Uppgifter om kundens hälsa, ekonomi, hemförhållanden eller privata liv behandlas med särskild försiktighet.
Företaget lämnar inte ut kunduppgifter till utomstående utan laglig grund, kundens samtycke eller nödvändig kontakt med behörig beställare/myndighet.
Bilder från arbetsobjekt tas endast när det är nödvändigt för dokumentation, offert, fakturering, avvikelsehantering eller kontakt med beställare. Bilder sparas och skickas på ett ansvarsfullt sätt.
Avvikelsehantering
En avvikelse är en händelse där något inte gått enligt plan eller där det finns risk för skada, brist eller missförhållande.
Exempel på avvikelser:
skada på kundens egendom
fallolycka eller tillbud
felaktigt utfört arbete
missförstånd kring uppdraget
kundklagomål
risk i bostaden
farligt föremål
bristande hygien
dataskyddsproblem
hotfull eller osäker situation
12.1 Så hanteras en avvikelse
Arbetstagaren meddelar ansvarspersonen.
Situationen bedöms.
Omedelbara åtgärder vidtas.
Kunden eller beställaren informeras vid behov.
Händelsen dokumenteras.
Orsaken bedöms.
Förebyggande åtgärder planeras.
Ärendet följs upp tills det är avslutat.
12.2 Dokumentation av avvikelse
Följande uppgifter dokumenteras:
datum
kund/objekt
vad som hände
vem som observerade händelsen
vilka åtgärder som vidtogs
vem som informerades
ansvarig person
uppföljningsdatum
när ärendet avslutades
Kundrespons och klagomål
Kunder, anhöriga, intressebevakare och beställare kan ge respons muntligt, per telefon, e-post eller skriftligt.
All respons behandlas sakligt och används för att förbättra verksamheten.
Vid klagomål:
lyssnar företaget på kunden eller beställaren
händelsen utreds
eventuell brist åtgärdas
svaret ges inom rimlig tid
ärendet dokumenteras vid behov
Om klagomålet gäller allvarlig brist eller risk behandlas det som en avvikelse.
Samarbete med anhöriga, intressebevakare och myndigheter
Medy Siivous samarbetar vid behov med:
kunden själv
anhöriga
intressebevakare
socialarbetare
hemvård
välfärdsområde
kommunala eller statliga myndigheter
polis eller räddningsverk vid särskilda risksituationer
Samarbetet sker endast i den omfattning som behövs för att utföra uppdraget tryggt och korrekt.
Underleverantörer
Om Medy Siivous använder underleverantörer eller samarbetspartner ska företaget säkerställa att även dessa arbetar tryggt, ansvarsfullt och enligt överenskomna principer.
Underleverantörer ska informeras om:
kundens integritet
sekretess
säkerhetsrisker
arbetsuppgiftens omfattning
ansvarsfördelning
rapportering av avvikelser
Medy Siivous ansvarar för helheten gentemot kunden eller beställaren enligt avtal.
Dokumentation
Medy Siivous dokumenterar sådant som är nödvändigt för verksamheten.
Dokumentation kan gälla:
arbetsbeställningar
offerter
avtal
fakturaunderlag
arbetsbeskrivningar
bilder från objekt vid behov
avvikelser
kundrespons
kontakt med intressebevakare eller myndighet
riskobservationer
Dokument sparas så länge det är nödvändigt för arbetet, bokföringen, kundrelationen eller lagstadgade skyldigheter.
Kvalitetsuppföljning
Kvaliteten följs upp genom:
direkt kontakt med kunden eller beställaren
kontroll av utfört arbete
respons från anhöriga eller intressebevakare
personalens observationer
uppföljning av avvikelser
regelbunden genomgång av rutiner
Om återkommande brister upptäcks ändras arbetssättet.
Exempel på förbättringsåtgärder:
tydligare arbetsinstruktioner
bättre förhandsbedömning av objekt
mer personal till tunga uppdrag
bättre dokumentation
nya checklistor
ändrad användning av rengöringsmedel
tydligare kommunikation med beställaren
Uppdatering av egenkontrollplanen
Egenkontrollplanen granskas minst en gång per år och alltid när verksamheten förändras väsentligt.
Planen uppdateras till exempel när:
tjänsterna förändras
ansvarspersoner ändras
nya risker upptäcks
lagstiftning eller myndighetskrav ändras
kundrespons visar behov av ändring
allvarlig avvikelse har inträffat
Valviras föreskrift från 8.5.2024 gäller innehåll, upprättande och uppföljning av serviceenhetsspecifika egenkontrollplaner inom social- och hälsovården. Därför är det viktigt att planen inte bara finns som dokument, utan också används och uppdateras i praktiken.
Bilaga 1: Checklista före nytt uppdrag
Kund / objekt: ___________________________ Datum: ___________________________ Beställare / kontaktperson: ___________________________
Kontrollpunkter:
Är uppdraget tydligt beskrivet?
Vet vi vem som är beställare?
Finns kundens samtycke eller behörig beställare?
Finns nycklar eller tillträde ordnat?
Finns särskilda risker i bostaden?
Finns husdjur?
Behövs skyddsutrustning?
Behövs två personer eller fler?
Behövs avfallstransport?
Finns farligt avfall eller specialavfall?
Är pris eller kostnadsberäkning godkänd?
Är faktureringsuppgifterna klara?
Bilaga 2: Avvikelserapport
Datum: ___________________________ Kund / objekt: ___________________________ Rapporterad av: ___________________________
Vad hände?
Vilken risk eller skada uppstod?
Omedelbara åtgärder
Vem informerades?
Kund
Anhörig
Intressebevakare
Välfärdsområde
Myndighet
Annan: ___________________________
Förebyggande åtgärder
Ansvarig för uppföljning: ___________________________ Ärendet avslutat datum: ___________________________
Bilaga 3: Enkel årlig genomgång
Genomgång utförd datum: ___________________________ Ansvarig: ___________________________
Frågor:
Har tjänsterna förändrats?
Har personalen förändrats?
Har nya risker upptäckts?
Har kunder eller beställare framfört klagomål?
Har det inträffat avvikelser?
Har avvikelserna lett till förbättringar?
Behöver checklistor eller instruktioner ändras?
Behöver dataskyddsrutiner uppdateras?
Behöver planen publiceras eller skickas till någon beställare?
Beslutade ändringar:
Nästa granskning: ___________________________
OMAVALVONTASUUNNITELMA
Medy Siivous
Yritys: Medy Siivous Y-tunnus: 2917554–1 Toimiala: Kotisiivous, sosiaalihuollon tukipalvelut, vaatehuolto, asiointiapu, asuntojen tyhjennykset, pienmuutot sekä muut käytännön arjen tukipalvelut. Toiminta-alue: Länsi-Uusimaa ja lähialueet sopimuksen mukaan. Vastuuhenkilö: Medy Björklund Tietoturvavastaava: Bjarne Björklund Suunnitelma laadittu: 14.05.2026 Viimeksi päivitetty: [päivämäärä] Seuraava tarkistus: 30.06.2026
Omavalvonnan tarkoitus
Medy Siivouksen omavalvonnan tarkoituksena on varmistaa, että toiminta on turvallista, lainmukaista, asiakaslähtöistä ja laadukasta.
Omavalvonta on käytännön työväline päivittäisessä toiminnassa. Sen avulla yritys voi:
ehkäistä riskejä ja puutteita
turvata asiakkaan turvallisuuden ja yksityisyyden
varmistaa, että työ tehdään sopimusten ja voimassa olevien sääntöjen mukaisesti
havaita poikkeamat ajoissa
dokumentoida ja korjata puutteet
kehittää toimintaa jatkuvasti
Lupa- ja valvontaviraston mukaan palveluyksiköllä tulee olla omavalvontasuunnitelma, jossa kuvataan, miten laadunvarmistus ja toiminnan kehittäminen toteutetaan päivittäisessä työssä. Suunnitelman tulee kattaa palveluyksikössä tuotettavat palvelut sekä mahdolliset ostopalveluina tai alihankintana tuotettavat palvelut.
Toiminnan luonne ja palvelut
Medy Siivous on pieni yritys, joka tarjoaa käytännön tukipalveluja erityisesti ikääntyneille henkilöille sekä henkilöille, jotka tarvitsevat apua arjessa.
Palveluihin voi kuulua muun muassa:
kotisiivous
vaatehuolto
asiointiapu
apu ostoksissa
kodin kevyempi järjestäminen
asuntojen ja tilojen tyhjennykset
raivaussiivous
pienmuutot
käytännön tukipalvelut asumiseen, arkeen ja turvallisuuteen liittyvissä asioissa
Palvelut tuotetaan asiakkaan kotona tai muussa sovitussa paikassa. Työ tehdään kunnioittaen asiakkaan itsemääräämisoikeutta, kotirauhaa, yksityisyyttä ja henkilökohtaista tilannetta.
Arvot ja toimintaperiaatteet
Medy Siivouksen toiminta perustuu seuraaviin periaatteisiin:
Turvallisuus Asiakkaan tulee voida tuntea olonsa turvalliseksi niiden henkilöiden kanssa, jotka tulevat hänen kotiinsa, sekä luottaa siihen, että työ tehdään asianmukaisesti.
Kunnioitus Asiakkaan kotia, omaisuutta, yksityisyyttä ja henkilökohtaista tilannetta kunnioitetaan.
Asiakaslähtöisyys Työ suunnitellaan asiakkaan todellisten tarpeiden mukaisesti ja sen mukaan, mitä on sovittu asiakkaan, omaisen, edunvalvojan, hyvinvointialueen tai muun tilaajan kanssa.
Vastuullisuus Henkilöstö työskentelee huolellisesti, noudattaa ohjeita ja ilmoittaa riskeistä, puutteista tai poikkeavista tilanteista.
Luottamuksellisuus Asiakasta, kotia, terveydentilaa, taloudellista tilannetta tai muita yksityisiä olosuhteita koskevia tietoja käsitellään luottamuksellisesti.
Käytännön laatu Työn tulee olla tarkoituksenmukaista, luotettavaa ja toteutettu siten, että asiakas saa todellista apua arjessaan.
Asiakkaan asema ja oikeudet
Asiakkaalla on oikeus asialliseen, kunnioittavaan ja turvalliseen kohteluun.
Työssä huomioidaan erityisesti:
asiakkaan itsemääräämisoikeus
asiakkaan yksityisyys
asiakkaan kieli ja kommunikaatiokyky
asiakkaan fyysinen ja psyykkinen toimintakyky
asiakkaan oikeus tietää, mitä hänen kodissaan tehdään
asiakkaan oikeus esittää palautetta, valituksia tai toiveita
Jos asiakkaalla on edunvalvoja, omainen, sosiaalityöntekijä tai muu yhteyshenkilö, tarpeelliset käytännön asiat hoidetaan sovitulla tavalla ja asiakkaan oikeuksia kunnioittaen.
Asiakasta ei saa kohdella epäasiallisesti, syrjivästi, turvattomasti tai tarpeettomasti painostamalla.
Riskien arviointi
Medy Siivous tekee riskien arviointia sekä ennen toimeksiannon aloittamista että työn aikana. Riskit voivat liittyä asiakkaaseen, henkilöstöön, kotiin, omaisuuteen, ympäristöön, tietosuojaan tai viranomaisvastuuseen.
5.1 Asiakkaaseen kohdistuvat riskit
Mahdollisia riskejä:
liukastumisriski märkien lattioiden, portaiden tai vahattujen pintojen vuoksi
kaatumisriski, jos huonekaluja siirretään tai kulkureitit tukkeutuvat
asiakkaan omaisuuden virheellinen käsittely
puutteellinen hygienia
puhdistusaineiden epäasianmukainen käyttö
väärinkäsitykset siitä, mitä työssä tehdään
asiakkaan terveydentilan heikkeneminen ilman, että siihen reagoidaan
asiakas ei ymmärrä, mitä on sovittu
asiakas kokee turvattomuutta tai levottomuutta kodissaan
5.2 Henkilöstöön kohdistuvat riskit
Mahdollisia riskejä:
raskaat nostot
likaiset, homevaurioituneet tai muuten vaaralliset tilat
terävät esineet
lääkkeet, ruiskut tai vaaralliset aineet
aggressiiviset eläimet
uhkaavat tai sekavat henkilöt
huono sisäilma
paloriski
työskentely ahtaissa tiloissa
riskit asuntojen tai kuolinpesien tyhjennyksissä
5.3 Ympäristöön kohdistuvat riskit
Mahdollisia riskejä:
jätteiden virheellinen lajittelu
vaarallinen jäte tavallisen jätteen seassa
kemikaalit, maalit, öljyt, paristot tai lääkkeet
sähkö- ja elektroniikkaromu
esineet tai aineet, joita ei saa hävittää ilman erityiskäsittelyä
5.4 Tietosuojaan ja yksityisyyteen liittyvät riskit
Mahdollisia riskejä:
asiakastiedot päätyvät väärälle henkilölle
asiakirjoja säilytetään turvattomasti
tietoja asiakkaan terveydestä, taloudesta tai kodista leviää ulkopuolisille
työtehtävistä otettuja kuvia käytetään väärin
puhelinviestit tai sähköpostit sisältävät liian arkaluonteisia tietoja
Ennaltaehkäisevät toimenpiteet
Riskien vähentämiseksi Medy Siivous noudattaa seuraavia toimintatapoja:
Toimeksianto selvitetään ennen työn aloittamista.
Asiakkaalle, omaiselle, edunvalvojalle tai tilaajalle annetaan tarvittaessa selkeä kuvaus tehtävästä työstä.
Henkilöstölle annetaan tieto erityisistä riskeistä.
Työ keskeytetään, jos tilanne on vaarallinen.
Puhdistusaineita käytetään ohjeiden mukaisesti.
Suojakäsineitä ja muita suojavarusteita käytetään tarvittaessa.
Raskaat nostot suunnitellaan ja tehdään riittävällä henkilöstömäärällä.
Vaarallisiin esineisiin ei kosketa ilman asianmukaista viranomaisyhteyttä.
Jätteet lajitellaan paikallisten ohjeiden mukaan.
Asiakastietoja säilytetään ja käsitellään luottamuksellisesti.
Puutteet, vahingot ja riskit dokumentoidaan.
Erityistilanteet
7.1 Jos asiakas vaikuttaa sairaalta tai turvattomalta
Jos henkilöstö huomaa, että asiakas vaikuttaa sairaalta, sekavalta, loukkaantuneelta tai ei pärjää turvallisesti kotona, otetaan välittömästi yhteys vastuuhenkilöön.
Tilanteesta riippuen vastuuhenkilö voi ottaa yhteyttä:
asiakkaan omaiseen
edunvalvojaan
kotihoitoon
sosiaalityöntekijään
hyvinvointialueeseen
hätänumeroon 112, jos kyseessä on akuutti vaara
7.2 Jos vaarallisia esineitä löytyy
Jos henkilöstö löytää aseita, ammuksia, räjähteitä, vaarallisia kemikaaleja, ruiskuja tai muita vaarallisia esineitä:
työ keskeytetään tarvittaessa
esineeseen ei kosketa tarpeettomasti
vastuuhenkilöön otetaan yhteyttä
tarvittaessa otetaan yhteyttä poliisiin, pelastuslaitokseen tai muuhun viranomaiseen
tapahtuma dokumentoidaan
Medy Siivous ei kuljeta ampuma-aseita, ammuksia tai räjähteitä ilman viranomaisen ohjeistusta.
7.3 Jos asunto on erittäin huonossa kunnossa
Jos asunto on sellaisessa kunnossa, että työ aiheuttaa riskin asiakkaalle tai henkilöstölle, tehdään uusi arviointi ennen työn jatkamista.
Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi:
home
tuhoeläimet
voimakas haju
uloste, virtsa tai biologinen jäte
rikkinäiset lattiat tai portaat
sähköriski
paloriski
suuret jätemäärät
Tarvittaessa ehdotetaan erityisiä suojatoimenpiteitä, lisähenkilöstöä tai yhteydenottoa tilaajaan tai viranomaiseen.
Vastuunjako
8.1 Yrityksen vastuuhenkilö
Vastuuhenkilö: Medy Björklund
Vastuuhenkilö vastaa:
toiminnan laadusta
siitä, että palvelut toteutetaan sopimusten mukaisesti
henkilöstön ohjeistuksesta
riskien arvioinnista
poikkeamien käsittelystä
asiakaspalautteen käsittelystä
omavalvontasuunnitelman ajantasaisuudesta
yhteydenpidosta asiakkaisiin, omaisiin, edunvalvojiin ja viranomaisiin
8.2 Tietoturvavastaava
Tietoturvavastaava: Bjarne Björklund
Tietoturvavastaava vastaa:
asiakastietojen luottamuksellisesta käsittelystä
asiakirjojen turvallisesta säilyttämisestä
siitä, ettei tarpeettomia henkilötietoja kerätä
siitä, ettei asiakastietoja luovuteta asiattomille
mahdollisten tietoturva- tai tietosuojapoikkeamien käsittelystä ja dokumentoinnista
8.3 Työntekijöiden vastuu
Jokainen työntekijä vastaa siitä, että hän:
noudattaa annettuja ohjeita
käyttäytyy asiallisesti ja kunnioittavasti
suojaa asiakkaan yksityisyyttä
ilmoittaa riskeistä tai puutteista
dokumentoi tai raportoi poikkeamat
käyttää työvälineitä ja puhdistusaineita turvallisesti
ei luovuta asiakastietoja ulkopuolisille
Henkilöstö ja perehdytys
Uusi henkilöstö perehdytetään seuraaviin asioihin:
yrityksen palvelut
asiakkaan kohtaaminen
salassapito ja tietosuoja
turvallinen työskentely asiakkaan kodissa
puhdistusaineiden käyttö
poikkeamien käsittely
riskien raportointi
toiminta akuuteissa tilanteissa
Perehdytys voidaan antaa suullisesti ja käytännön työn yhteydessä. Tarvittaessa annetaan kirjallisia ohjeita.
Henkilöstön tulee ymmärtää, että työ asiakkaan kodissa edellyttää erityistä varovaisuutta, hienotunteisuutta ja kunnioitusta.
Hygienia ja siivousturvallisuus
Medy Siivous noudattaa työssään hyvää hygieniakäytäntöä.
Toimintatavat:
kädet pestään tai desinfioidaan tarvittaessa
suojakäsineitä käytetään likaisessa tai riskialttiissa työssä
liinoja ja työvälineitä käytetään hygieenisesti
wc-tilat, keittiöt ja muut pinnat puhdistetaan sopivilla aineilla
puhdistusaineita ei sekoiteta vaarallisella tavalla
pullot ja kemikaalit säilytetään niin, etteivät ne aiheuta asiakkaalle vaaraa
tartuntariskitilanteissa arvioidaan erityisen suojavarustuksen tarve
Tietosuoja ja salassapito
Medy Siivous käsittelee vain sellaisia asiakastietoja, jotka ovat tarpeen työn suorittamiseksi, laskutuksen hoitamiseksi, yhteydenpitoa varten ja toiminnan dokumentointia varten.
Asiakastietoja voivat olla:
nimi
osoite
puhelinnumero
laskutustiedot
tiedot työtehtävästä
yhteyshenkilöt
välttämättömät tiedot erityistarpeista tai riskeistä
Tietoja asiakkaan terveydestä, taloudesta, kotioloista tai yksityiselämästä käsitellään erityisellä huolellisuudella.
Yritys ei luovuta asiakastietoja ulkopuolisille ilman laillista perustetta, asiakkaan suostumusta tai välttämätöntä yhteydenpitoa toimivaltaisen tilaajan tai viranomaisen kanssa.
Kuvia työkohteista otetaan vain silloin, kun se on välttämätöntä dokumentointia, tarjousta, laskutusta, poikkeamien käsittelyä tai tilaajayhteydenpitoa varten. Kuvat säilytetään ja lähetetään vastuullisesti.
Poikkeamien käsittely
Poikkeama tarkoittaa tapahtumaa, jossa jokin ei ole mennyt suunnitellusti tai jossa on syntynyt vahingon, puutteen tai epäasianmukaisen tilanteen riski.
Esimerkkejä poikkeamista:
asiakkaan omaisuuden vahingoittuminen
kaatumistapaturma tai läheltä piti -tilanne
virheellisesti tehty työ
väärinkäsitys toimeksiannon sisällöstä
asiakasvalitus
riski asunnossa
vaarallinen esine
puutteellinen hygienia
tietosuojaongelma
uhkaava tai turvaton tilanne
12.1 Näin poikkeama käsitellään
Työntekijä ilmoittaa asiasta vastuuhenkilölle.
Tilanne arvioidaan.
Välittömät toimenpiteet tehdään.
Asiakasta tai tilaajaa informoidaan tarvittaessa.
Tapahtuma dokumentoidaan.
Syy arvioidaan.
Ennaltaehkäisevät toimenpiteet suunnitellaan.
Asiaa seurataan, kunnes se on päätetty.
12.2 Poikkeaman dokumentointi
Seuraavat tiedot dokumentoidaan:
päivämäärä
asiakas/kohde
mitä tapahtui
kuka havaitsi tapahtuman
mitä toimenpiteitä tehtiin
kenelle asiasta ilmoitettiin
vastuuhenkilö
seurantapäivämäärä
milloin asia päätettiin
Asiakaspalaute ja valitukset
Asiakkaat, omaiset, edunvalvojat ja tilaajat voivat antaa palautetta suullisesti, puhelimitse, sähköpostitse tai kirjallisesti.
Kaikki palaute käsitellään asiallisesti ja sitä käytetään toiminnan parantamiseen.
Valituksen yhteydessä:
yritys kuuntelee asiakasta tai tilaajaa
tapahtuma selvitetään
mahdollinen puute korjataan
vastaus annetaan kohtuullisessa ajassa
asia dokumentoidaan tarvittaessa
Jos valitus koskee vakavaa puutetta tai riskiä, se käsitellään poikkeamana.
Yhteistyö omaisten, edunvalvojien ja viranomaisten kanssa
Medy Siivous tekee tarvittaessa yhteistyötä seuraavien tahojen kanssa:
asiakas itse
omaiset
edunvalvojat
sosiaalityöntekijät
kotihoito
hyvinvointialue
kunnalliset tai valtion viranomaiset
poliisi tai pelastuslaitos erityisissä riskitilanteissa
Yhteistyötä tehdään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen toimeksiannon turvalliseksi ja asianmukaiseksi toteuttamiseksi.
Alihankkijat
Jos Medy Siivous käyttää alihankkijoita tai yhteistyökumppaneita, yrityksen tulee varmistaa, että myös nämä toimivat turvallisesti, vastuullisesti ja sovittujen periaatteiden mukaisesti.
Alihankkijoille annetaan tieto seuraavista asioista:
asiakkaan yksityisyys
salassapito
turvallisuusriskit
työtehtävän laajuus
vastuunjako
poikkeamien raportointi
Medy Siivous vastaa kokonaisuudesta asiakkaaseen tai tilaajaan nähden sopimuksen mukaisesti.
Dokumentointi
Medy Siivous dokumentoi toiminnan kannalta tarpeelliset asiat.
Dokumentointi voi koskea:
työtilauksia
tarjouksia
sopimuksia
laskutuksen perusteita
työkuvauksia
tarvittaessa kuvia kohteista
poikkeamia
asiakaspalautetta
yhteydenpitoa edunvalvojiin tai viranomaisiin
riskihavaintoja
Asiakirjoja säilytetään niin kauan kuin se on työn, kirjanpidon, asiakassuhteen tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellista.
Laadun seuranta
Laatua seurataan seuraavilla tavoilla:
suora yhteydenpito asiakkaaseen tai tilaajaan
tehdyn työn tarkistaminen
omaisten tai edunvalvojien palaute
henkilöstön havainnot
poikkeamien seuranta
toimintatapojen säännöllinen läpikäynti
Jos toistuvia puutteita havaitaan, toimintatapaa muutetaan.
Esimerkkejä kehittämistoimenpiteistä:
selkeämmät työohjeet
parempi kohteen ennakkoarviointi
enemmän henkilöstöä raskaisiin tehtäviin
parempi dokumentointi
uudet tarkistuslistat
puhdistusaineiden käytön muuttaminen
selkeämpi viestintä tilaajan kanssa
Omavalvontasuunnitelman päivittäminen
Omavalvontasuunnitelma tarkistetaan vähintään kerran vuodessa ja aina silloin, kun toiminnassa tapahtuu olennaisia muutoksia.
Suunnitelmaa päivitetään esimerkiksi silloin, kun:
palvelut muuttuvat
vastuuhenkilöt vaihtuvat
uusia riskejä havaitaan
lainsäädäntö tai viranomaisvaatimukset muuttuvat
asiakaspalaute osoittaa muutostarpeen
vakava poikkeama on tapahtunut
Valviran 8.5.2024 antama määräys koskee sosiaali- ja terveydenhuollon palveluyksikkökohtaisten omavalvontasuunnitelmien sisältöä, laatimista ja seurantaa. Siksi on tärkeää, että suunnitelma ei ole vain asiakirja, vaan sitä käytetään ja päivitetään myös käytännössä.
Liite 1: Tarkistuslista ennen uutta toimeksiantoa
Asiakas / kohde: ___________________________ Päivämäärä: ___________________________ Tilaaja / yhteyshenkilö: ___________________________
Tarkistettavat asiat:
Onko toimeksianto kuvattu selkeästi?
Tiedämmekö, kuka on tilaaja?
Onko asiakkaan suostumus tai toimivaltainen tilaaja olemassa?
Onko avaimet tai pääsy kohteeseen järjestetty?
Onko asunnossa erityisiä riskejä?
Onko kohteessa lemmikkieläimiä?
Tarvitaanko suojavarusteita?
Tarvitaanko kaksi tai useampi työntekijä?
Tarvitaanko jätteenkuljetusta?
Onko kohteessa vaarallista jätettä tai erityisjätettä?
Onko hinta tai kustannusarvio hyväksytty?
Ovatko laskutustiedot selvillä?
Liite 2: Poikkeamaraportti
Päivämäärä: ___________________________ Asiakas / kohde: ___________________________ Raportoija: ___________________________
Mitä tapahtui?
Mikä riski tai vahinko syntyi?
Välittömät toimenpiteet
Kenelle asiasta ilmoitettiin?
Asiakas
Omainen
Edunvalvoja
Hyvinvointialue
Viranomainen
Muu: ___________________________
Ennaltaehkäisevät toimenpiteet
Seurannasta vastaava henkilö: ___________________________ Asia päätetty päivämäärä: ___________________________
Liite 3: Yksinkertainen vuosittainen tarkistus
Tarkistus tehty päivämääränä: ___________________________ Vastuuhenkilö: ___________________________
Kysymykset:
Ovatko palvelut muuttuneet?
Onko henkilöstö muuttunut?
Onko uusia riskejä havaittu?
Ovatko asiakkaat tai tilaajat esittäneet valituksia?
Onko poikkeamia tapahtunut?
Ovatko poikkeamat johtaneet parannuksiin?
Tarvitseeko tarkistuslistoja tai ohjeita muuttaa?
Tarvitseeko tietosuojakäytäntöjä päivittää?
Tarvitseeko suunnitelma julkaista tai lähettää jollekin tilaajalle?
Päätetyt muutokset:
Seuraava tarkistus: ___________________________
SELF-MONITORING PLAN / INTERNAL CONTROL PLAN
Medy Siivous
Company: Medy Siivous Business ID: 2917554-1 Field of activity: Home cleaning, social welfare support services, garment care, errand services, home clearances, small moves and other practical everyday support services. Operating area: Western Uusimaa and nearby areas by agreement. Responsible person: Medy Björklund Data security officer: Bjarne Björklund Plan prepared on: 14.05.2026 Last updated: [date] Next review: 30.06.2026
Purpose of self-monitoring
The purpose of Medy Siivous’ self-monitoring is to ensure that the company’s activities are safe, lawful, customer-oriented and of good quality.
Self-monitoring is a practical tool in daily work. It helps the company to:
prevent risks and shortcomings
protect the customer’s safety and privacy
ensure that work is carried out according to agreements and applicable rules
detect deviations in time
document and correct shortcomings
continuously develop the company’s activities
The self-monitoring plan describes how quality assurance and operational development are carried out in everyday work. The plan covers the services provided by Medy Siivous and, where applicable, services performed by subcontractors or cooperation partners.
Nature of the activity and services
Medy Siivous is a small company that provides practical support services, especially for elderly persons and persons who need help in everyday life.
The services may include, for example:
home cleaning
garment care
errand services
help with shopping
light organizing of the home
clearing homes and other premises
clearance cleaning
small moves
practical support services related to housing, everyday life and safety
The services are provided in the customer’s home or in another agreed location. The work is carried out with respect for the customer’s right to self-determination, domestic peace, privacy and personal situation.
Values and operating principles
Medy Siivous’ activities are based on the following principles:
Safety The customer must be able to feel safe with the persons entering their home and trust that the work is carried out properly.
Respect The customer’s home, property, privacy and personal circumstances are respected.
Customer orientation The work is planned according to the customer’s actual needs and according to what has been agreed with the customer, a relative, guardian, wellbeing services county or other client.
Responsibility The staff work carefully, follow instructions and report risks, shortcomings or unusual situations.
Confidentiality Information concerning the customer, the home, health status, financial situation or other private circumstances is handled confidentially.
Practical quality The work must be appropriate, reliable and carried out in a way that provides real help to the customer in everyday life.
Customer’s status and rights
The customer has the right to proper, respectful and safe treatment.
The following are taken into account in the work:
the customer’s right to self-determination
the customer’s privacy
the customer’s language and ability to communicate
the customer’s physical and mental functional capacity
the customer’s right to know what is being done in their home
the customer’s right to give feedback, complaints or wishes
If the customer has a guardian, relative, social worker or other contact person, necessary practical matters are handled as agreed and with respect for the customer’s rights.
The customer must not be subjected to inappropriate treatment, discrimination, unsafe treatment or unnecessary pressure.
Risk assessment
Medy Siivous carries out risk assessment both before starting an assignment and during the work. Risks may concern the customer, staff, home, property, environment, data protection or official responsibilities.
5.1 Risks to the customer
Possible risks include:
slipping risk due to wet floors, stairs or waxed surfaces
falling risk if furniture is moved or walking routes are blocked
incorrect handling of the customer’s property
insufficient hygiene
inappropriate use of cleaning agents
misunderstandings about what work is to be done
deterioration of the customer’s health without anyone reacting
the customer not understanding what has been agreed
the customer feeling unsafe or anxious in their home
5.2 Risks to staff
Possible risks include:
heavy lifting
dirty, mould-damaged or otherwise unsafe premises
sharp objects
medicines, syringes or hazardous substances
aggressive animals
threatening or confused persons
poor indoor air
fire risk
working in cramped spaces
risks related to clearing homes or estates
5.3 Risks to the environment
Possible risks include:
incorrect sorting of waste
hazardous waste mixed with ordinary waste
chemicals, paint, oils, batteries or medicines
electrical and electronic waste
items or substances that must not be disposed of without special handling
5.4 Risks related to data protection and privacy
Possible risks include:
customer data ending up with the wrong person
documents being stored insecurely
information about the customer’s health, finances or home being disclosed to outsiders
photographs from assignments being used incorrectly
telephone messages or emails containing overly sensitive information
Preventive measures
To reduce risks, Medy Siivous follows these procedures:
The assignment is clarified before work begins.
The customer, relative, guardian or client is given a clear description of the work when necessary.
Staff are informed of any special risks.
Work is stopped if the situation is dangerous.
Cleaning agents are used according to instructions.
Protective gloves and other protective equipment are used when necessary.
Heavy lifting is planned and carried out with sufficient staffing.
Dangerous objects are not touched without appropriate contact with the authorities.
Waste is sorted according to local instructions.
Customer data is stored and handled confidentially.
Shortcomings, damage and risks are documented.
Special situations
7.1 If the customer appears ill or unsafe
If staff notice that the customer appears ill, confused, injured or unable to manage safely at home, the responsible person is contacted immediately.
Depending on the situation, the responsible person may contact:
the customer’s relative
the guardian
home care services
a social worker
the wellbeing services county
the emergency number 112 in case of immediate danger
7.2 If dangerous objects are found
If staff find weapons, ammunition, explosives, hazardous chemicals, syringes or other dangerous objects:
work is stopped if necessary
the object is not touched unnecessarily
the responsible person is contacted
the police, rescue services or another authority are contacted if necessary
the event is documented
Medy Siivous does not transport firearms, ammunition or explosives without instructions from the authorities.
7.3 If the home is in very poor condition
If the home is in such a condition that the work causes a risk to the customer or staff, a new assessment is made before the work continues.
Such situations may include, for example:
mould
pests
strong odour
faeces, urine or biological waste
broken floors or stairs
electrical risk
fire risk
large amounts of waste
If necessary, special protective measures, additional staff or contact with the client or authorities are proposed.
Division of responsibilities
8.1 Company responsible person
Responsible person: Medy Björklund
The responsible person is responsible for:
the quality of operations
ensuring that services are provided according to agreements
instructing staff
assessing risks
handling deviations
handling customer feedback
keeping the self-monitoring plan up to date
contact with customers, relatives, guardians and authorities
8.2 Data security officer
Data security officer: Bjarne Björklund
The data security officer is responsible for:
confidential handling of customer data
secure storage of documents
ensuring that unnecessary personal data is not collected
ensuring that customer data is not disclosed to unauthorized persons
handling and documenting possible data security or data protection deviations
8.3 Employees’ responsibilities
Each employee is responsible for ensuring that they:
follow given instructions
behave properly and respectfully
protect the customer’s privacy
report risks or shortcomings
document or report deviations
use work equipment and cleaning agents safely
do not disclose customer data to outsiders
Staff and induction
New staff are introduced to the following:
the company’s services
customer interaction
confidentiality and data protection
safe work in the customer’s home
use of cleaning agents
handling deviations
reporting risks
action in urgent situations
The induction may be provided orally and in connection with practical work. Written instructions are provided when necessary.
Staff must understand that working in a customer’s home requires particular care, discretion and respect.
Hygiene and cleaning safety
Medy Siivous follows good hygiene practices in its work.
Procedures:
hands are washed or disinfected when necessary
protective gloves are used in dirty or risk-prone work
cloths and tools are used hygienically
toilets, kitchens and other surfaces are cleaned with suitable agents
cleaning agents are not mixed in a dangerous way
bottles and chemicals are stored so that they do not pose a risk to the customer
in situations involving infection risk, the need for special protective equipment is assessed
Data protection and confidentiality
Medy Siivous only processes customer data that is necessary for carrying out the work, invoicing, communication and documentation.
Customer data may include:
name
address
telephone number
invoicing details
information about the work assignment
contact persons
necessary information about special needs or risks
Information about the customer’s health, finances, home conditions or private life is handled with particular care.
The company does not disclose customer data to outsiders without a legal basis, the customer’s consent or necessary contact with a competent client or authority.
Photographs from work sites are taken only when necessary for documentation, quotation, invoicing, handling deviations or communication with the client. Photographs are stored and sent responsibly.
Handling deviations
A deviation means an event where something has not gone according to plan, or where there is a risk of damage, shortcoming or inappropriate situation.
Examples of deviations:
damage to the customer’s property
fall accident or near miss
incorrectly performed work
misunderstanding about the content of the assignment
customer complaint
risk in the home
dangerous object
insufficient hygiene
data protection problem
threatening or unsafe situation
12.1 How a deviation is handled
The employee informs the responsible person.
The situation is assessed.
Immediate measures are taken.
The customer or client is informed when necessary.
The event is documented.
The cause is assessed.
Preventive measures are planned.
The matter is followed up until it is closed.
12.2 Documentation of a deviation
The following information is documented:
date
customer/site
what happened
who observed the event
what measures were taken
who was informed
responsible person
follow-up date
when the matter was closed
Customer feedback and complaints
Customers, relatives, guardians and clients may give feedback orally, by telephone, by email or in writing.
All feedback is handled appropriately and used to improve operations.
In case of a complaint:
the company listens to the customer or client
the event is investigated
any shortcoming is corrected
a response is given within a reasonable time
the matter is documented when necessary
If the complaint concerns a serious shortcoming or risk, it is handled as a deviation.
Cooperation with relatives, guardians and authorities
Medy Siivous cooperates when necessary with:
the customer
relatives
guardians
social workers
home care services
the wellbeing services county
municipal or state authorities
police or rescue services in special risk situations
Cooperation is carried out only to the extent necessary for safe and proper completion of the assignment.
Subcontractors
If Medy Siivous uses subcontractors or cooperation partners, the company must ensure that they also work safely, responsibly and according to agreed principles.
Subcontractors are informed about:
the customer’s privacy
confidentiality
safety risks
the scope of the work assignment
division of responsibilities
reporting deviations
Medy Siivous is responsible for the overall service towards the customer or client according to the agreement.
Documentation
Medy Siivous documents matters that are necessary for the operation.
Documentation may concern:
work orders
quotations
agreements
invoicing basis
work descriptions
photographs of sites when necessary
deviations
customer feedback
contact with guardians or authorities
risk observations
Documents are stored for as long as necessary for the work, accounting, customer relationship or statutory obligations.
Quality monitoring
Quality is monitored in the following ways:
direct contact with the customer or client
checking completed work
feedback from relatives or guardians
staff observations
follow-up of deviations
regular review of procedures
If recurring shortcomings are found, the procedure is changed.
Examples of development measures:
clearer work instructions
better preliminary assessment of the site
more staff for heavy assignments
better documentation
new checklists
changes in the use of cleaning agents
clearer communication with the client
Updating the self-monitoring plan
The self-monitoring plan is reviewed at least once a year and whenever there are significant changes in the operation.
The plan is updated, for example, when:
the services change
responsible persons change
new risks are identified
legislation or official requirements change
customer feedback indicates a need for change
a serious deviation has occurred
It is important that the plan is not only a document, but that it is also used and updated in practice.
Appendix 1: Checklist before a new assignment
Customer / site: ___________________________ Date: ___________________________ Client / contact person: ___________________________
Checklist:
Is the assignment clearly described?
Do we know who the client is?
Is there customer consent or a competent client?
Are keys or access to the site arranged?
Are there any special risks in the home?
Are there pets at the site?
Is protective equipment needed?
Are two or more employees needed?
Is waste transport needed?
Is there hazardous waste or special waste at the site?
Has the price or cost estimate been approved?
Are the invoicing details clear?
Appendix 2: Deviation report
Date: ___________________________ Customer / site: ___________________________ Reported by: ___________________________
What happened?
What risk or damage occurred?
Immediate measures
Who was informed?
Customer
Relative
Guardian
Wellbeing services county
Authority
Other: ___________________________
Preventive measures
Person responsible for follow-up: ___________________________ Matter closed, date: ___________________________
Appendix 3: Simple annual review
Review carried out on: ___________________________ Responsible person: ___________________________
Questions:
Have the services changed?
Has the staff changed?
Have new risks been identified?
Have customers or clients submitted complaints?
Have deviations occurred?
Have deviations led to improvements?
Do checklists or instructions need to be changed?
Do data protection procedures need to be updated?
Does the plan need to be published or sent to a client?
Decided changes:
Next review: ___________________________